合思档案：提升发票利用效率，引领企业财务数智化变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正面临着前所未有的变革与挑战。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其中，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，凭借其卓越的性能和广泛的应用，在市场中占据着举足轻重的地位。

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务着6000 + 企业客户，还荣获了福布斯中国科技50强等诸多荣誉。合思档案更是具备计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收。它能够实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，对提升企业的发票利用效率起着至关重要的作用。

数电票扩张下的市场风云

随着数字化时代的加速推进，数电票正以前所未有的速度在市场中扩张。到2025年，数电票将完成全覆盖，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。在收票方面，多项政策肯定了电子发票接收、电子凭证的合法合规性，并大力推动电子凭证全流程标准化无纸化处理。

然而，因数电票管理要求的特殊性，企业面临着新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。在纸电混合时代，90%的企业遇到了诸多问题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的困境；财务人员需耗费大量时间整理档案数据，手动匹配核对枯燥繁复；业务人员报销纸质票据流程繁琐。同时，企业还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，这些都严重影响了企业的发票利用效率。

企业档案管理痛点剖析

企业在档案管理方面存在着诸多痛点，这些痛点如同顽疾一般，严重制约着企业的发展。
高显性成本是企业面临的一大难题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，造成了企业资源的极大浪费。这不仅增加了企业的运营成本，还降低了发票利用效率。
高隐形成本也是不容忽视的问题。手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，导致内部协作滞后。企业在查询发票信息时往往需要耗费大量时间和精力，无法快速获取所需数据，从而影响了发票的利用效率。
高合规风险使得财税管理低效。电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。企业在发票管理过程中，若无法保证档案的合规性和安全性，可能会面临税务风险，进而影响企业的正常运营和发票利用效率。
此外，企业在推行数字化过程中，虽通过多种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，影响企业全面数字化进程，也对发票利用效率的提升造成了阻碍。

合思档案的整体解决方案策略

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合，为不同角色提供了针对性的解决方案，有效提升了发票利用效率。
对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化，降本增效。通过对发票等档案数据的有效管理和分析，企业高管能够更加准确地把握企业的财务状况，做出科学合理的决策。
对于归档员/财务来说，合思档案能提高工作效率，实现档案数据同源，便于监控分析，轻松完成档案管理。财务人员可以快速准确地获取发票信息，进行账务处理和数据分析，大大提高了发票利用效率。
对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。审计人员能够方便快捷地获取所需的发票等档案信息，提高审计效率和准确性。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。单套制解决方案实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，保障财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，纸质原文件混序归档效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，进一步提升了发票利用效率。

合思档案核心模块揭秘

合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具备强大的功能，为提升发票利用效率提供了有力支持。
多源采集模块基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。该模块能够快速准确地采集发票等档案数据，为后续的处理和利用提供了基础。
智能制档模块通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询分析。该模块能够有效提高发票等档案的关联匹配效率，提升发票利用效率。
档案管理模块权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。该模块能够确保发票等档案数据的安全和规范管理，提高发票利用效率。
档案应用模块多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等功能，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。该模块能够方便快捷地查询和利用发票等档案数据，提升发票利用效率。

合思档案竞争优势突显

合思档案相较于其他产品具有显著的竞争优势，能够有效提升企业的发票利用效率。
合思档案能为企业带来显著的降本增效，可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。通过降低成本和提高检索效率，企业能够更加高效地利用发票等档案数据。
具备强大的大数据处理能力，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。这使得企业能够快速准确地处理和分析发票等档案数据，提升发票利用效率。
合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，及时应对数电票带来的变化。该工具包能够确保企业准确获取和处理发票等档案数据，提高发票利用效率。
提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。该检测方案能够确保发票等档案数据的质量和合规性，提升发票利用效率。

合思档案成功案例见证

合思档案在众多企业中取得了显著的成效，以下是一些成功案例。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。通过合思档案的应用，该企业的发票利用效率得到了极大提升。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家政策和企业审计要求；低碳环保，积极响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。该企业在使用合思档案后，发票利用效率得到了有效提升。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案。管理成效显著，统一储存，打破数据孤岛，整合各类会计资料；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，降低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。该企业的发票利用效率也因合思档案的应用而大幅提高。
中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。该集团的发票利用效率同样得到了显著提升。

合思档案服务体系保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
为不同角色的客户提供针对性的服务，如为CEO/高管提供决策支持，为归档员/财务提高工作效率，为外部审计提供便捷的审计方式。同时，合思提供多种联系方式，地点覆盖北京、上海等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便客户咨询和联系。

合思档案未来展望

合思档案通过提供全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，帮助企业解决了档案管理中的诸多痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的有限资源发挥更有效的作用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术、丰富的功能、优质的服务和众多的成功案例，在电子会计档案管理领域占据重要地位。未来，合思档案将不断创新和发展，为更多企业提供更优质的解决方案，持续助力企业在数字化转型的道路上取得更大的成功。

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