在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的管理模式正经历着深刻的变革。尤其是在会计档案管理领域，传统的纸质档案管理方式面临着诸多挑战。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，探寻其在会计档案管理方面的转型之路，以及合思如何为其提供有效的解决方案。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。其业务规模庞大，全球有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000+。如此大规模的企业，在会计档案管理方面也面临着巨大的压力。年记账凭证量达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。每年装订配耗时预估为66天，档案查找耗时预估30天，打印成本预估180000元，存储空间成本90000元，打印成本100000元。这些数据充分显示了传统会计档案管理方式的低效和高成本。
档案管理迷雾重重
在会计档案管理方面，金牌橱柜面临着诸多痛点。在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作流程繁琐且效率低下。在保管环节，财务需要临时保管1年，1年后再移交综合档案管理，这增加了档案管理的复杂性。在存储环节，采用独立档案室管理存放纸质档案，不仅占用大量空间，而且查找困难。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，不仅耗费大量时间和精力，而且容易出现错误。审计和合规工具的缺失，使得企业在档案管理的合规性和审计效率上难以得到保障。
合思方案拨云见日
合思针对金牌橱柜的这些痛点，提供了一套全面的解决方案。首先是统一存储，打破数据孤岛。合思将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。这使得企业的会计档案数据更加集中和有序，便于管理和利用。同时，搭建了完整的业务证据链，以业务为核心，实现了会计资料之间的双向穿透，让业务与财务更加紧密地结合在一起。通过数据共享，实现了一站式查阅。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，使得查阅更加便捷高效。审计和合规工具在这个过程中发挥了重要作用，确保了数据的合规性和准确性。此外，合思还实现了银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理，助力企业降本增效。
方案实施步步为营
合思凭借其电子会计档案管理平台合思档案，开始了方案的实施。利用开放式接口互联，自主采集金牌橱柜各系统的档案数据。对于大文件，自动进行切割，数电票也实现了自动化解析。采集到的数据根据预设规则进行分类和处理，智能关联各类会计资料，自动组装成完整的业务链组合数据。同时，进行四性检测和业务检测，确保证据链完整。在这个过程中，审计和合规工具不断对数据进行审查，保证了数据的合规性。合思还配置了档案关联规则，使其可视化，保障不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装。为金牌橱柜建立了精准的权限管控体系，灵活扩展档案目录，同时进行水印管理，确保档号符合国标要求。整个实施过程有条不紊，充分体现了合思的专业能力。
成果效益显著提升
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，大大提高了档案整理的工作效率。员工不再需要花费大量时间在繁琐的手工匹配上，工作更加轻松高效。档案查询耗时减少了80%，使得档案的利用更加便捷。无论是内部审计还是外部审计，都能够快速准确地获取所需档案，提高了审计效率。审计和合规工具的应用，使得档案合规性达到了100%，满足了企业对档案管理合规性的要求。同时，预估节省总体成本30万+/年，降低了企业的运营成本。这些成果不仅提升了企业的管理效率，也为企业的发展提供了有力支持。
金牌橱柜高度赞誉
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案有效解决了公司在会计档案管理方面的诸多难题。实现了档案数据的智能化管理，大大提高了工作效率和准确性。合思档案的应用让公司的财务工作更加便捷高效，业务与财务的融合更加紧密，为公司的精细化运营提供了有力支持。合思的服务团队专业、负责，能够及时响应公司的需求，为项目的顺利实施提供了保障。通过与合思的合作，公司在会计档案管理方面实现了全面的数字化转型，提升了企业的核心竞争力。审计和合规工具在这个转型过程中发挥了关键作用，让企业的档案管理更加合规、高效。
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。其推出的电子会计档案管理平台合思档案，能够全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供高效、合规的档案管理解决方案。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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