在当今电子凭证时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2024 年，铁路和民航旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，这标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等一系列问题。传统报销模式下，会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境亟待解决。
纸质档案管理更是存在诸多弊端。例如，好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。查找档案要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高，且无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。像高新兴科技集团等企业，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用库房人员管理成本，借阅流程及实物借出繁琐。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。海亮教育科技服务集团企业业务、财务系统多且互相独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张。实物档案资料存储占用大量物理空间，需设专人管理成本高。实物档案损坏时有发生，企业面临较大风险。
面对这些痛点，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了有效的解决方案。
合思全面方案：打通电子凭证全流程
合思档案实现了从电子凭证的采集、验签、解析、校验，到自动填报、自动入账，再到封装入账结构化信息、自动归档等一系列功能。它还能进行文件传输、邮件短信处理、系统直联等操作，同步原始凭证信息至档案服务。
合思档案提供开放式接口互联，可自主采集档案数据，大文件自动切割，数电票自动化解析。它能智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。具备精准权限管控，档案目录可灵活扩展，水印管理规范，档号符合国标要求。实现多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档，可视化盘点档案数据。
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，有助于企业进行财务工作流程优化。
核心功能亮点：彰显行业独特优势
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。包括智能采集，利用外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，内部系统如 EAI 插件、API 接口等；预归档服务，集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理，档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务，辅助审计、项目管理、统计分析等。
它能打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理，实现业务证据链完整，以业务为核心搭建会计资料之间的关系，业财一体双向穿透。这对于财务工作流程优化起到了关键作用。
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现数据共享，一站式查阅，查阅便捷高效。还能实现银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，助力降本增效。
支持灵活的账户权限配置，审计时可通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。可根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性，提供在线平台让员工可以方便地提交申请并进行审批流程。
显著企业收益：多方面体现价值
使用合思档案能让企业实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。例如好想你健康食品股份有限公司减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。这在很大程度上实现了财务工作流程优化。
它能降低各类成本，包括耗材成本、存储成本和人力成本。如 1 家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业，年节约打印成本 300,000 元，年节约存储成本 675 元，年节约档案室成本 14,235 元，年节约人力成本 24,000 元，年总节约成本 338,910 元。
提升工作效率方面也十分显著，如 COMMUNE 幻师报销效率提升 300%，云南菜品牌连锁经营企业业财融合提升 80%，财务提效 90%；海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升 90%。
保障合规性上，确保电子原文件长期保存，数据安全可用，满足管理要求和会计电子档案管理法规，如中文天地出版传媒通过对接标准工具包，实现 OFD 文件与 XBRL 工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。
典型应用场景：直观了解应用方式
在报销场景中，员工无需打印任何单据。云南菜品牌连锁经营企业员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”，极大地优化了财务工作流程。
审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。合思档案支持多维检索条件，快速定位所需档案，通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览，满足便捷、高效的内外部审计需求。
档案管理场景中，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。好想你健康食品股份有限公司通过该方式实现实物高效管理，这也是财务工作流程优化的一种体现。
业务决策场景中，完整的财务证据链和全面的财务数据为智能财务管理搭建重要的数据基础，更好地赋能财务、支持管理、辅助经营和支撑决策。中文天地出版传媒通过实现企业全面财务档案数字化，为业务决策提供有力支持。
客户成功案例：增强方案可信度
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查，提升工作效率。自动组装，方便审计。借助虚拟档案库房和二维码实现实物高效管理，取得了减少人工耗时、降低成本等显著收益，有力地推动了财务工作流程优化。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本 50%，资产化深度分析档案数据满足内审需求，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储各类档案数据，搭建完整业务证据链，实现数据共享和一站式查阅，银行回单无纸化，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案合规性达 100%。
帆书全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理各类数据，财务结账效率提高 50%，仓储需求减少 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。
电子凭证全流程无纸化时代已经到来，电子凭证数字化转型是财务数智化必行之路。合思档案能帮助企业顺应这一趋势，实现数字化和绿色化协同转型。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，值得企业信赖。宣传语“未来财务用合思 让有限更有效”，体现了合思能帮助企业在有限的资源下实现更高效的运营。
如果您的企业也想进行财务工作流程优化，不妨抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在您可以拨打 400 – 105 – 6505 或者访问 www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。您还可以免费试用合思档案，亲身体验其带来的便捷与高效。
