在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有助于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在这一背景下，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度应用与案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》也具有极高的参考价值和借鉴意义。
市场形势：数字化浪潮下的档案管理新挑战
我国电子凭证改革正如火如荼地进行，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面解决，电子凭证数字化转型将进一步加快。电子凭证全流程无纸化是企业实现财务数智化的必经之路，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，企业才能真正迈向数字化。
然而，传统纸质档案管理方式却存在诸多弊端。成本高、效率低、合规难等问题，使其无法满足企业数字化转型的需求。随着企业数字化程度的不断提高，对电子会计档案管理的要求也日益提升，企业迫切需要更加高效、便捷、安全的费用归档方法。
痛点分析：传统档案管理的重重困境
传统的电子会计档案管理方式让企业苦不堪言。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况时有发生。纸质档案受时间和空间的限制，查找耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
COMMUNE幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营企业存在纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题。金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案整理环节，档案数据难利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理；存储环节，独立档案室管理，存放纸质档案；管理利用环节，纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。这些痛点都表明，企业急需一种更优的费用归档方法。
解决方案整体策略概述：合思档案的全面赋能
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。同时，它以政策为导向，不断升级和完善解决方案，深耕企业“单套制”落地最佳实践。这种全面性、高效性和创新性的解决方案，为企业解决电子会计档案管理痛点提供了有力支持。
核心模块：强大功能铸就卓越体验
智能采集模块是合思档案的重要组成部分。它通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）实现档案数据的自动采集，支持大文件自动切割和数电票自动化解析。这一模块大大提高了档案数据采集的效率，为后续的费用归档方法提供了坚实的数据基础。
预归档服务模块集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。基础管理模块包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，具备精准权限管控、档案目录灵活扩展、水印管理等特点，档号符合国标要求。档案服务模块提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，支持多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等功能，实现实物混序归档和可视化盘点档案数据。这些核心模块相互协作，为企业提供了一套完整、高效的费用归档方法。
竞争优势：脱颖而出的显著特点
与市场上其他类似产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。它能够帮助企业实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本338,910元。
合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求。它广泛连接业务、财务异构系统，档案应收尽收，自动组装便捷借阅，以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构，档案多维度穿透查询，电子借阅为主简便高效，自动化作业，降本增效，财务数据自动化率达到99.96%。这种成本节约、效率提升、合规性保障的优势，让合思档案成为企业费用归档方法的首选。
成功案例：真实见证的卓越成效
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查，提升工作效率；自动组装，以档案数据为标准进行审计，提升审计效率；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。方案实施后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，减少人力成本50%，提高效率；深度分析档案数据，满足内审需求。方案实施后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据；节省打印、存储等总体成本30万/年；财务提效90%，业财融合达成80%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证；搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；实现银行回单无纸化。方案实施后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性100%。这些成功案例充分证明了合思档案在费用归档方法上的有效性和可靠性。
服务体系：全方位保障的坚实后盾
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断提升产品的技术水平和服务质量。在全国22个城市设有直营服务网络，能够为客户提供及时、高效的本地化服务。通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大服务范围，为更多企业提供优质的财务数智化服务。合思拥有7000+付费企业、300万+未来财务人选择，积累了丰富的行业经验和客户资源，能够为客户提供专业的解决方案和优质的服务。这种强大的服务体系，为企业采用合思档案的费用归档方法提供了全方位的保障。
合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，能够帮助企业解决电子会计档案管理中的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思档案将不断创新和完善，为企业提供更加优质、高效的服务，助力企业实现财务数智化转型。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的技术实力和资金保障，能够为企业提供长期稳定的服务。众多不同行业的成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性，企业选择合思档案，将获得专业的解决方案和优质的服务，实现财务数智化转型的目标。如果您想体验合思档案带来的高效费用归档方法，不妨现在就免费试用。
