在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供卓越的财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业深挖净利润，通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。今天，我们就来深入了解一下合思为某世界500强旗下教育服务品牌打造的电子文件归档流程解决方案。
客户难题：财务数字化迷雾中的困境
该教育服务品牌作为行业内的佼佼者，业务规模不断扩大，然而在财务数字化方面却面临着诸多难题。
企业内部业务系统和财务系统繁多，且相互独立，犹如一座座孤岛，数据无法实现互通。这导致结构化数据的提取困难重重，财务人员在处理电子发票时，不仅要花费大量时间进行打印、查重和验伪，还造成了纸张的极大浪费。
实物档案的管理更是让企业头疼不已。大量的实物存档占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。然而，即便投入了如此多的人力物力，档案损坏的情况仍时有发生，这让企业面临着巨大的合规风险。
财务人员每天还需要进行大量重复的纸质档案录入操作，不仅耗时久，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求极高，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力。
此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，不能多人同时借阅，这使得档案资产的利用率极低，严重影响了企业的财务工作效率。
合思方案：破解财务难题的智慧之钥
面对该客户的诸多难题，合思凭借其专业的团队和丰富的经验，为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
这个方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA以及企业内部的各种系统等。合思拥有自动封装接口40种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行任何开发，即可轻松介入，确保档案应收尽收。
在接口传输方式上，合思提供了多种选择。影像支撑可以快速准确地将档案数据进行采集；外部设备扫描能够满足不同类型档案的录入需求；人工上传则为一些特殊情况提供了灵活的解决方案。
合思的自动归档功能更是强大无比。它包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁以及权限监控等一系列功能，能够实现电子文件归档流程的自动化和智能化。
实施步骤：有条不紊的转型之路
合思的解决方案实施过程严谨有序，具有很强的可操作性。
首先，合思通过广泛连接异构系统，对各种档案数据进行全面收集。就像一个勤劳的小蜜蜂，将企业各个角落的档案数据都采集回来。
然后，利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种接口传输方式，将收集到的档案数据准确无误地传输到系统中。这个过程就像是一场精心策划的物流运输，确保每一份档案数据都能安全抵达目的地。
最后，系统对档案数据进行智能组单、四性检测等处理后，进行自动归档。在这个过程中，电子文件归档流程得到了完美的呈现，每一个环节都紧密相连，环环相扣。
显著成果：财务转型的华丽蜕变
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成果。
该企业年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的查询变得更加便捷，实现了多维度穿透查询。以电子借阅为主的方式简便高效，让财务人员能够快速获取所需的档案信息。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业再也不用为大量的实物档案存放问题而烦恼，真正实现了降本增效。
客户心声：信任与认可的有力见证
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这不仅是对合思专业能力的认可，更是对电子文件归档流程解决方案的充分信任。
行动号召：携手合思开启财务数字化新征程
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
如果您的企业也渴望实现财务数字化转型，不妨与合思携手。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网站www.hosecloud.com ，了解更多关于电子文件归档流程的解决方案。现在，您还可以免费试用合思的产品，亲身感受财务数智化带来的魅力。让我们一起开启财务数字化的新征程，迎接更加美好的未来！
