纸质档案转电子：合思档案助力企业财务档案管理变革

在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代已然来临。根据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加速推进。因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

合思创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现纸质档案转电子的高效转型。

传统档案管理痛点剖析

• 成本之殇：高投入低回报
  在传统档案管理模式下，企业高管面临着诸多困扰。纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要大量的纸张、装订材料等耗材成本，而且储存占地空间大。同时，档案数据没有汇总整理，难以进行有效的分析利用，企业在档案管理上投入了大量的人力、物力和财力，却难以获得相应的回报。

• 效率困境：繁琐流程消磨热情
  财务人员在传统档案管理中也苦不堪言。档案数据量大，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，这种枯燥繁复的工作极大地消磨了他们的工作热情。业务人员同样面临着流程繁琐的问题，在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程耗费时间，降低了工作效率。

• 合规风险：管理不善隐患重重
  传统档案管理还存在着高合规风险。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力因素，如火灾、水灾等，纸质档案很容易损坏，给企业带来不可挽回的损失。此外，传统档案管理还存在高显性成本和高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用等问题。

合思档案解决方案整体策略

• 场景适配：满足多元需求
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。无论是日常的财务档案管理，还是特殊业务场景下的档案处理，合思档案都能提供针对性的解决方案，帮助企业实现纸质档案转电子的无缝对接。

• 业财连接：数据自动匹配
  合思档案广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。通过与业财系统的深度融合，合思档案能够自动采集和整合相关数据，减少人工干预，提高档案管理的准确性和效率。

• 管理服务融合：助力数智转型
  合思档案将管理与服务相融合，携手企业碰撞出协作的价值。其解决方案覆盖CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色的需求，为企业提供全方位的支持。通过合思档案，企业能够在数智化转型中提升财务档案管理效率，挖掘数据价值。

合思档案核心模块详解

• 大数据解决方案：海量数据高效处理
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。该方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，能够有效提高档案管理效率，释放档案数据价值。在纸质档案转电子的过程中，大数据解决方案能够快速处理大量的档案数据，为企业提供精准的数据分析和决策支持。

• 档案扩展解决方案：自定义管理灵活高效
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围。该方案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可以根据自身需求，灵活定义档案类型和管理规则，实现不同档案类型的高效管理。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。该方案依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规。在纸质档案转电子的过程中，证据链完整性解决方案能够确保档案数据的真实性、完整性和可靠性。

• 数电票解决方案：全流程闭环管理
  数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。该方案能够帮助企业更好地适应数电票时代的财务档案管理要求，提高数电票管理的效率和合规性。

合思档案竞争优势凸显

• 权威认证：实力值得信赖
  合思档案具有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等多项认证，且国家四部委官方试点100%成功验收。这些权威认证充分证明了合思档案的技术实力和产品质量，让企业在选择合思档案时更加放心。

• 降本增效：显著提升效益
  合思档案能为企业节约成本，如70%节约纸张成本、75%节约整理成本，同时提高检索效率90%，确保100%管理合规性。在当前经济环境下，企业面临着较大的成本压力，合思档案的降本增效优势能够帮助企业减轻负担，提高经济效益。

• 广泛连接：全面数字化兜底
  合思档案具备广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有强大的规则匹配能力，实现100%自动归档，最大程度减少人工介入。同时，合思档案符合国家政策要求，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

• 双模检测：确保档案合规
  合思档案通过“四性检测 + 业务检测”双模检测实现归档即合规，打破物理空间限制在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。这种双模检测机制能够有效保障档案数据的合规性和安全性。

合思档案成功案例展示

• 案例一：海量单据管理变革
  某企业年单据量2.6亿，在采用合思档案之前，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案帮助其实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。通过业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业实现了管理自动化，成本显著降低，成功完成了纸质档案转电子的转型。

• 案例二：重型装备企业的绿色转型
  世界上最大的重型装备制造商之一通过合思档案的单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。合思档案帮助该企业在档案管理方面实现了绿色转型，提高了管理效率和经济效益。

• 案例三：企业档案数据整合优化
  某企业通过合思档案的单套制管理方案，统一储存档案数据，实现业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。合思档案帮助该企业优化了档案管理流程，提高了数据利用效率。

• 案例四：教育集团的高效管理模式
  中国最大的K12民办教育集团之一借助合思档案形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合思档案为该教育集团提供了一种全新的档案管理模式，提升了其管理水平和服务质量。

合思服务体系保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。无论是大型企业还是中小企业，合思都能为其提供及时、高效的服务。同时，合思提供多种联系方式，地点包括北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便企业随时咨询和获取帮助。

综上所述，合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业的优质之选。如果您想体验合思档案的卓越功能，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章！