合思档案：开启电子档案协同高效管理新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票将实现全覆盖，这一变革犹如一把双刃剑，既为企业带来了新的发展契机，也让企业财务档案管理直接暴露在新的挑战之下。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同层级的人员都在财务档案管理中遭遇了诸多难题。企业高管面对纸质档案管理成本高昂、储存占地大的问题，同时档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这无疑给企业决策带来了阻碍。财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥又耗时。业务人员在出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交环节繁琐，浪费了大量时间。

企业纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管国家政策大力支持电子会计档案管理，从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未能解决纸质文件储存问题，数据存储线下载体的原生性也需要得到保证，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面的电子档案协同解决方案，助力企业解决财务档案管理的痛点。

创新方案：合思档案解决企业难题

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，如同一位多面手，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

对于CEO和高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供有力支持，助力企业决策实现数智化。同时，提升财务服务效率，降低成本、增加效益，推动企业实现绿色低碳运营。

对于归档员和财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源，一键查询借阅，权限一键下放或回收。财务人员无需与审计人员进行重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

功能概览：合思档案的多元能力

合思档案的功能模块丰富多样，涵盖了发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大特色。它包括智能采集，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等；预归档服务，实现自动归档、业务检测等；基础管理，涵盖档号管理、账套管理等；档案服务，提供身份调查、全文检索等；统计分析，包括进销项统计、资金统计等；应用层，提供辅助审计、证据方案库等。

多源采集方面，合思档案支持接口互联和自主采集。它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式。

智能制档功能通过规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过字段映射，实现查阅便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

核心亮点：合思档案的差异化优势

合思档案具有众多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时，用户可以自由穿透档案链，通过关键词检索，快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

应收尽收是合思档案的另一大优势。“四性检测” + “业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足国家档案局发布的相关要求。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

价值体现：合思档案为企业带来的效益

合思档案为企业带来了显著的价值。在经济效益方面，它实现了显著的降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，确保了管理合规性。

在管理效率提升方面，电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。

典型场景：合思档案的广泛应用

合思档案拥有多种典型使用场景。共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的查询和使用方式。

数电票解决方案为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

实物备查方案在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，线上线下高度关联，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

大数据解决方案适用于数电票时代企业内外部电子数据呈爆发式增长的情况，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，实现元数据级检索、海量数据秒级查询等。

成功案例：合思档案的实践验证

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的管理成效。某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案精细化，跨系统调阅方案便捷。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理流程复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案应收尽收、统一标准，智能化制档方案实现自动组装，电子原文件独立管理确保合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：合思档案的独特地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证。

它拥有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档；符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理；有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案提供多种特色解决方案，如大数据解决方案支持百亿级单据量匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案保障财务合规；共享调阅解决方案满足多维度、多视角、多渠道档案调阅需求；数电票解决方案实现数电票全流程闭环管理；实物备查解决方案实现实物档案全流程管理定位。同时，它具有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，在技术和合规性方面具有明显优势。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断优化和升级，持续为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案，帮助企业在数字化浪潮中占据优势。

合思在全国多地设有服务网络，提供便捷的服务支持。联系方式包括电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。如果您想体验高效、合规的电子档案协同管理，不妨点击免费试用，开启全新的财务档案管理之旅。