合思档案：引领企业电子文件归档流程数字化变革

在当今企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性和紧迫性日益凸显。企业在推进数字化建设时，虽借助 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍面临纸质文件储存及数据存储线下载体的难题。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

随着 2025 年数电票全覆盖的临近，企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设急需加强。数电票管理的特殊性，要求企业配备专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着不同的档案管理困境。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大以及档案数据难以分析利用的问题；财务人员需处理海量档案数据，整理工作枯燥繁琐且耗时；业务人员则深陷报销纸质票据流程繁琐的困扰。

与此同时，国家政策大力支持，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环，而合思档案产品正是顺应这一趋势而生。

合思档案：数字化档案管理的智慧之选

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业的电子文件归档流程带来了全新的解决方案。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

其功能模块丰富多样，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA 系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

合思档案能有效解决企业内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本 70%、节约整理成本 75%、提升检索效率 90%、保证管理合规性 100%，让企业的电子文件归档流程更加高效、合规。

核心功能：创新驱动电子文件归档流程升级

• 多源采集：灵活集成，全面汇聚数据
  在电子文件归档流程中，多源采集是基础。合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，确保了电子文件归档流程能够涵盖企业各个业务系统的数据。

• 智能制档：精准匹配，高效构建档案
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，减少 90%人工匹配工作量。同时，还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，大大提升了电子文件归档流程的质量和效率。

• 档案管理：精细管控，灵活配置目录
  合思档案在档案管理方面表现出色。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。这些功能确保了电子文件归档流程中的档案管理更加规范、有序。

• 档案应用：多维查询，数据资产化利用
  在档案应用方面，合思档案为企业提供了强大的支持。多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、目录和全文检索、批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务便捷且过程透明，让电子文件归档流程后的档案利用更加高效、便捷。

优势对比：合思档案重塑电子文件归档流程

• 成本优势：降低开支，轻装上阵
  传统纸质档案管理存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用。而合思档案能节约纸张成本、整理成本，降低打印和空间成本，让企业在电子文件归档流程中实现成本的大幅降低。

• 效率优势：自动归档，快速检索
  传统档案管理中，财务人员整理档案数据量大、需手动逐一匹配核对，业务人员报销纸质票据流程繁琐，档案查询调阅效率低。合思档案可实现 100%自动归档，减少人工介入，检索效率提升 90%，能快速定位相关档案，降低查询难度，极大地提高了电子文件归档流程的效率。

• 合规优势：政策相符，保障安全
  传统档案管理存在电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等合规风险。合思档案符合国家政策要求，实现归档即合规，采用“四性检测 + 业务检测”，保障财务合规，让企业的电子文件归档流程更加安全可靠。

• 数据利用优势：激活数据，提升能效
  传统档案数据未得到有效汇总整理，难以分析利用。合思档案能让数据“活起来”，实现数据价值，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，使电子文件归档流程不仅是数据的存储，更是企业决策的有力支持。

应用案例：合思档案助力企业优化电子文件归档流程

• 某大型企业：电子化管理，降本增效
  某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，如凭证总量 14W + 、单据总量 50W + 等，优化了企业的电子文件归档流程。

• 某集团型企业：标准化落地，合规存储
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，在整理匹配效率、存储空间成本、纸张打印成本等方面有明显改善，让企业的电子文件归档流程更加规范、高效。

• 某企业：统一储存，全生命周期管理
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，有效优化了企业的电子文件归档流程。

• 某教育集团：简化流程，高效利用
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用环节存在低效的档案管理现状。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业的电子文件归档流程带来了质的飞跃。

展望未来：合思档案引领电子文件归档流程新趋势

合思档案能为企业解决档案管理的各种难题，实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，不断聆听用户需求进行产品迭代，将持续为企业提供更优质的财务数智化服务，助力企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。合思档案拥有多项计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证等，且国家四部委官方试点 100%成功验收，具备强大的技术实力和合规保障，未来发展前景广阔。

如果您想体验合思档案为电子文件归档流程带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的数字化新篇章。