合思档案：开启企业电子档案管理新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这意味着企业必须直面新的档案管理难题。数电票需经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业各层级人员都在档案管理中遭遇困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用的问题；财务人员则深陷档案数据量大、整理工作枯燥繁复的泥潭；业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。比如，纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业档案管理带来了曙光。

合思档案：精准破局的智慧方案

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

合思档案功能概览：全流程智能管理

合思档案功能强大，涵盖多个层面。它包括内部产生的记账凭证、报销单据等；连接外部系统的核算系统、费控系统、资金系统等；涉及业务层的银行回单、发票等。具备电子会计档案全生命周期管理功能，如智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等，还有统计分析和应用层的辅助审计等功能。

多源采集方面，合思档案支持接口互联自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档功能中，规则引擎可自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少 90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。字段映射可让查阅更便捷，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

专用格式版式文件方面，合思档案自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成。

合思档案核心亮点：创新驱动高效管理

便捷调阅不打印，混序归集免组装。合思档案打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅。它预置规则引擎，自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案，融合“混序归档”“分类归档”等功能。

实现“四性检测 + 业务检测”。合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

合思档案价值体现：全方位赋能企业

显著的降本增效。合思档案让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

合思档案典型使用场景：多领域展现实力

在企业日常报销业务中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联匹配，确保档案证据链完整。

企业进行审计时，审计人员可通过合思档案的证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现档案外审在线化、可溯源，提高审计效率。

企业管理人员可通过合思档案的统计报表、图表展示等功能，对档案数据进行分析，为企业决策提供支持。

在企业的实物档案管理方面，合思档案的实物备查解决方案可实现智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等场景。

合思档案成功案例：实力见证效果

某企业年单据量 2.6 亿，此前存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。如凭证总量 14W +、单据总量 50W +，某月入库数据加载 30s、关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次、单据与单据关联次数 800 亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、档案管理痛点突出等问题。使用合思档案后，统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，数据共享，一站式查阅，全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

中国最大的 K12 民办教育集团之一，存在采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。采用合思档案方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：专业铸就领先

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于为企业提供全方位财务数字化服务，助力企业实现业财融合。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的技术和服务支持。

合思档案拥有多项计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，通过 SOC1、SOC2 安全认证，信息安全等级保护三级认证，保障企业数据安全。

合思档案的自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够满足企业接收管理数电票的能力，及时应对变化。

合思档案能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。它助力企业实现业财融合，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，真正利用档案数据，实现数据价值，提升企业管理能效。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用，并持续迭代，不断提升自身功能和服务，以更好地满足企业不断变化的档案管理需求。

现在就联系合思，拨打 400 – 105 – 6505，访问 www.hosecloud.com，或者扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码，免费试用合思档案带来的优质服务，让企业档案管理更高效、更合规，开启高效电子档案检索与管理之旅。