在当今竞争激烈的商业环境中，世界 500 强旗下的教育服务品牌一直是行业的佼佼者。然而，即便如此，该企业在财务数字化转型的道路上也遇到了诸多难题。随着业务的不断拓展，企业的业务和财务系统日益复杂，数据不互通、结构化数据提取困难等问题逐渐凸显。特别是在发票管理方面，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。同时，实物存档占用大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下，而且档案损坏时有发生，让企业面临着合规风险。
合思，作为财务数字化领域的专业服务商，敏锐地察觉到了该企业的痛点，并为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，其中发票自动识别功能更是为解决企业财务难题提供了强大助力。
业务困局：财务痛点大揭秘
该教育服务品牌业务广泛，拥有多个独立的业务和财务系统。这些系统各自为政，数据无法有效互通，导致结构化数据的提取变得异常困难。在发票管理环节，电子发票的处理流程繁琐，每一张发票都需要人工进行打印、查重和验伪，这不仅消耗了大量的时间和精力，还造成了纸张的极大浪费。
实物存档方面，企业需要专门的物理空间来存放大量的档案，并且需要安排专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。然而，即便如此，档案损坏的情况仍时有发生，这让企业面临着潜在的合规风险。
此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求极高，每一个环节都需要耗费大量的人力和时间。同时，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
精准破局：合思方案全剖析
针对该企业的诸多痛点，合思提供了一套全面且针对性极强的解决方案。合思的全生命周期电子化会计档案管理方案，涵盖了从档案数据收集到最终管理的各个环节，而发票自动识别功能贯穿其中，为企业的财务数字化转型提供了有力支持。
档案数据来源广泛，包括电子档案、自研 OA 以及其他相关系统的数据。合思拥有超过 40 种自动封装接口，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。接口传输方式多样，不仅有影像支撑、外部设备扫描，还支持人工上传，满足了企业多样化的需求。
在自动归档方面，合思的方案功能强大。智能组单功能能够快速准确地对档案进行分类和整理，四性检测确保了档案的真实性、完整性、可用性和安全性。同时，系统还涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁以及权限监控等一系列功能，实现了档案的全生命周期管理。
会计类档案管理范围全面，内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等都在管理范围内。通过发票自动识别功能，能够快速准确地识别发票信息，提高了数据录入的效率和准确性。
落地生根：方案实施全流程
合思在实施解决方案时，采取了一系列科学有效的步骤。首先，通过广泛连接异构系统，将各种档案数据进行收集，包括电子档案、自研 OA 等系统的数据。在这个过程中，发票自动识别功能发挥了重要作用，能够快速准确地识别发票信息，为后续的数据整合提供了基础。
接着，利用接口传输方式，如影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，将数据进行整合。合思的系统能够对不同来源的数据进行有效的处理和分析，确保数据的准确性和一致性。
然后，运用智能组单和四性检测等功能，对档案进行自动归档和管理。发票自动识别功能能够帮助系统快速准确地对发票进行分类和整理，提高了归档的效率和准确性。
最后，通过强大的规则引擎自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。这使得企业能够快速准确地获取所需的档案信息，提高了工作效率。
成效显著：转型成果大展示
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成效。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在档案查询方面，实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工可以通过系统快速准确地查询到所需的档案信息，提高了工作效率。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。同时，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。
客户心声：认可反馈促共赢
企业自 2017 年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。与合思合作建设电子档案系统后，取得了显著的成效。财务自动化率达到了 91%，通过电子会计档案系统和规则引擎，能够有效管理大量数据。预计到 2024 年，自动化率将超过 97%，财务管理效率提升、成本降低的效果显著。
企业财务相关负责人对合思的方案表示高度认可，认为合思的解决方案不仅解决了企业在财务数字化转型过程中遇到的各种问题，还为企业的未来发展提供了有力支持。他们有信心在未来进一步提升财务数据自动化率，实现企业的可持续发展。
在当前的经济环境下，企业的财务数字化转型已经成为必然趋势。该世界 500 强旗下教育服务品牌的成功案例，为其他企业提供了宝贵的借鉴经验。合思拥有专业的顾问和技术支持团队，能够为客户提供全方位的服务保障。同时，合思还提供免费试用和灵活的定价模式，让企业能够更加轻松地实现财务数字化转型。如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨拨打 400 – 105 – 6505 咨询，或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，还可以免费试用我们的解决方案，开启财务数字化转型的新篇章。
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