在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业面临着前所未有的变革与挑战。特别是在财务档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业不得不直面新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这一切都表明企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业各角色在财务档案管理方面都面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本高、储存占地大而烦恼，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复，耗费大量时间和精力。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，也极大地影响了工作效率。
此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的困扰。数据存储线下载体不仅增加了成本，还影响了企业全面数字化的进程。同时，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险则包括电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等。
面对这些痛点，合思档案作为一款专业的发票数字化转型工具应运而生。它为企业提供了全方位的解决方案，助力企业提升财务档案管理水平。
一站式方案：满足多元需求
合思档案作为发票数字化转型工具，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该工具广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案是企业决策数智化的得力助手。它能够沉淀数据资产，保障企业合规管理，提升财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过对财务档案数据的深入分析，为企业决策提供有力支持，实现降本增效和绿色低碳运营。
对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别了重复低价值的工作，实现了档案数据同源，数据全流程透明流转。这不仅便于监控和分析，还能让财务人员轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能：铸就卓越竞争力
作为发票数字化转型工具，合思档案拥有一系列强大的核心功能，展现出了卓越的竞争力。
– 多源采集功能
基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
– 智能制档功能
合思档案的会计档案关联规则可视化配置功能十分强大。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
– 双模式检测方案
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
– 强大的档案管理功能
合思档案的权限管理精准，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。
实际案例：见证显著成效
合思档案作为发票数字化转型工具，在实际应用中已经取得了显著的成效，下面通过几个具体案例来展示。
– 案例一
大型单据量企业的高效转型：某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。简化了装订流程，取得了业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化等成效。例如，该企业凭证总量14W +，单据总量50W +，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数达到350亿次，单据与单据关联次数达到800亿次，企业成本显著降低。
– 案例二
集团型企业的标准化建设：某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保响应政策等成效。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
– 案例三
解决档案管理痛点：某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
– 案例四
教育集团的高效管理：某中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用方面存在诸多问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的发票数字化转型工具，坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，企业可通过多种方式联系合思，获取档案管理解决方案。合思已有众多成功客户案例，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，这些企业都通过合思档案解决了档案管理难题，实现了降本增效和数字化转型。如果您也想提升企业的财务档案管理水平，不妨抓住数字化转型的机遇，选择合思档案，现在就可以免费试用，开启企业财务档案管理的新时代。
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