在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理领域不可阻挡的趋势。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，始终致力于为企事业单位提供专业的财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业深挖净利润，在行业内树立了良好的口碑。
基于合思档案在行业应用中的丰富经验，合思精心挑选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，推出了《电子会计档案实践案例集》。该案例集具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业的电子会计档案管理提供了宝贵的实践经验。与此同时，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。
企业电子会计档案管理痛点凸显
在电子会计档案管理方面，众多企业面临着诸多棘手的问题。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为耗时，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的困扰。其档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，且缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段。云南菜品牌连锁经营企业由于多地直营门店众多，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，不仅耗费了大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件也无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。海量资料的人工查找耗时耗力，档案资源无法得到有效利用。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后，再移交综合档案管理，独立档案室存放纸质档案，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。
合思财务管理方案破局而出
为了解决企业在电子会计档案管理方面的痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务管理方案。
合思档案实现了档案数据的统一存储、管理和利用，打破了数据孤岛，形成了完整的业务证据链，有效提高了工作效率和合规性。该平台具备智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等功能，能够实现电子会计档案的全生命周期管理。
合思档案核心模块解密
合思档案具有诸多独特的核心模块，为企业的电子会计档案管理提供了强大的支持。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，大大提高了工作效率。电子会计档案全生命周期管理涵盖采集、制、管、用四个环节。在智能采集方面，合思档案借助外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），实现了高效的数据采集。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保了档案数据的准确和规范。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，为档案的安全管理提供了保障。档案服务包含辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供了有力支持。
业务层包括内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等，应用层有辅助审计、证据方案库等。档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析；档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件；档案管理具备精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；档案利用实现多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。
合思档案竞争优势显著
与其他同类产品相比，合思档案具有明显的竞争优势。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的资金和技术实力支持产品研发和服务。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、全面的服务。
合思档案的成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断适应市场和政策需求进行升级。自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，能为企业带来显著的降本增效成果。
合思档案成功案例见证价值
众多企业在使用合思档案后，取得了显著的收益。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，业财融合提升了80%，财务提效90%，节省打印、存储等总体成本30万/年，实现了100%的合规降本。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。
合思服务体系保驾护航
合思拥有完善的服务体系，为客户提供全方位的保障。分别在北京、杭州、南昌设立的研发中心，保证了产品的技术研发和创新能力。在全国22个城市设立的直营服务网络，能够为当地客户提供近距离、及时的服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，满足了不同地区客户的需求。秉承以客户为中心的服务理念，合思持续为客户提供优质的产品和服务，帮助客户实现降本增效、合规经营和低碳运营。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必然趋势，合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，有力地推动了我国电子凭证数字化转型。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思通过其全方位的财务管理方案，帮助企业挖出更多净利润，助力企业实现财务数智化目标。
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