在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是企业财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式的困境，还能降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，为推动我国电子凭证数字化转型贡献了重要力量。
市场形势：电子凭证转型浪潮涌动
随着我国电子凭证改革的加速推进，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。如今，解决电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题已成为关键，电子凭证数字化转型将进一步提速。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务的数字化。在当前经济环境下，企业对财务数智化的需求日益增长，迫切需要更高效、合规的电子会计档案管理解决方案，以适应市场的变化和发展。
痛点分析：传统纸质档案管理困境重重
传统纸质档案管理模式在企业财务合规管理中暴露出诸多问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况也难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，无法确保数据安全可用，不满足企业财务合规管理的要求。
COMMUNE幻师同样面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营则深受纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题的困扰。金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案整理环节，档案散落各系统，数据难利用，需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节需财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理；存储环节需独立档案室管理，存放纸质档案；管理利用以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，效率低下。
解决方案整体策略概述：合思档案破局之道
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了电子凭证会计处理全流程各环节的打通，包括采集、制档、管理、利用等环节，实现全流程合规化、自动化、数字化。通过开放式接口互联自主采集档案数据，大文件自动切割，数电票自动化解析；智能关联自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件；精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求；提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。合思档案助力企业实现业财一体化和无纸化目标，提升数字化建设水平，满足未来企业全面数字化转型战略需要，为企业财务合规管理提供了有力保障。
核心模块：合思档案功能揭秘
在功能蓝图方面，合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现电子会计档案全生命周期管理。它包括智能采集，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等进行档案数据采集；预归档服务，集成服务、规则引擎、元数据服务等为档案的前期处理提供支持；基础管理，涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节；档案服务，如辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业提供全方位的档案管理服务。
业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，满足企业不同场景下的财务合规管理需求。
档案采集实现开放式接口互联自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，确保档案数据的高效采集。档案制档进行智能关联自动组装，四性检测、业务检测保障证据链完整，支持自定义版式文件，提高制档的准确性和规范性。
竞争优势：合思档案脱颖而出
与传统方案相比，合思档案具有显著的优势。自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，而传统纸质档案管理需要大量人工操作，效率低下，数据难以监控和分析。
合思档案能够有效降低企业成本。例如，好想你健康食品股份有限公司预计减少综合成本20万元/年，COMMUNE幻师年节约成本5000万元，云南菜品牌连锁经营节省打印、存储等总体成本30万/年，而传统纸质档案管理在耗材、存储、人力等方面成本较高。
合思档案实现了档案全场景数字化利用，打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，而传统档案管理难以实现跨系统调阅和高效查询。
合思档案确保档案合规性，通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，而传统纸质档案管理存在合规性隐患。
成功案例：合思档案成效显著
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查提升工作效率；自动组装，审计便捷；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。方案收益显著，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年，有效提升了企业财务合规管理水平。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本50%，资产化深度分析档案数据满足内审需求。方案收益包括纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%，为企业的财务合规管理带来了显著的改善。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。实现记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据；业财融合提升80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，有力地推动了企业财务合规管理的发展。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证；搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化。方案收益为档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%，为企业财务合规管理提供了坚实的保障。
服务体系：合思全方位支持保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，确保客户在使用过程中得到全面的支持和保障。合思档案的成长历程体现了其不断适应市场需求和政策要求，持续升级服务和产品，为客户提供更优质的解决方案。例如，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。合思凭借其专业的研发团队和服务团队，能够根据不同客户的需求，提供个性化的服务和解决方案，助力企业实现财务数智化转型和财务合规管理。
合思档案的价值与未来展望
合思档案为企业提供了高效、合规、低成本的电子会计档案管理解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更大的作用。在企业财务合规管理方面，合思档案具有不可替代的价值。
随着电子凭证数字化转型的进一步推进，合思档案将在更多企业中发挥重要作用，推动我国电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品与服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。合思档案的成功案例和广泛应用，证明了其在财务数智化领域的领先地位和强大实力，未来有望成为更多企业财务合规管理和财务数智化转型的首选方案。
