合思档案：开启自动化会计流程新时代

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理正站在变革的十字路口。数电票的出现，要求企业对其进行验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息。这一系列变化，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业不同角色都在传统档案管理中遭遇了重重困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时的泥潭，手动逐一匹配核对确认的工作枯燥又繁复。业务人员也为出差、招待后的报销纸质票据流程繁琐而烦恼不已。

传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；还存在高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用；更存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。要保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化。

合思档案正是在这样的时代背景下应运而生，它为企业提供了一套全面的自动化会计流程解决方案，帮助企业应对传统档案管理的种种痛点。

精准施策：合思档案为不同角色定制解决方案

合思档案以其强大的适用性和针对性，为企业不同角色提供了量身定制的解决方案。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，它能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，实现降本增效。借助数字化手段，合思档案可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业实现绿色低碳运营，为企业的长远发展奠定坚实基础。

归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率将得到显著提高。他们可以告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，让数据全流程透明流转，便于监控和分析。这样一来，财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

外部审计工作也因为合思档案变得更加便捷。审计人员无需进入档案室，档案外审可以在线化、可溯源。合思档案支持一键查询借阅，权限可以一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，它能够广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，为企业的自动化会计流程提供了全方位的支持。

卓越性能：合思档案核心功能彰显优势

合思档案具备一系列强大的核心功能，在档案管理方面展现出卓越的性能。

智能采集功能是合思档案的一大亮点。它支持多源采集，包括通过接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集则可以对不满足系统集成要求的零散会计资料进行便捷补录，比如单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种多样化的采集方式，为企业实现自动化会计流程提供了有力保障。

智能制档功能通过规则引擎自动组装，能够对不同系统、不同类别的核心会计凭证进行自动关联匹配及组装。它整合零散数据，形成完整业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，该功能还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，让查阅更加便捷，可完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步提升了自动化会计流程的效率。

档案管理方面，合思档案具备权限管理精准管控的特点。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。这种精细化的管理方式，确保了企业档案数据的安全和有序，为自动化会计流程提供了可靠的支撑。

此外，合思档案还具有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这一检测方案为企业的自动化会计流程提供了质量保障。

实效见证：合思档案在不同企业的成功应用

众多企业已经见证了合思档案在实际应用中的显著效果。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据应收尽收。它自动匹配组装档案，呈现出会计凭证上下游单据树状结构。同时，实现了档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务与财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据结构清晰，档案管理电子化、信息化，借阅与档案室管理规范化，企业成本降低，财务人员增效，装订简化节约了显性成本，为企业的自动化会计流程带来了质的飞跃。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件。进行业务完整性检测，系统取代人工灵活搭建检测方案。推进单套制落地，采用混序归档 + 银行回单分类归档推进档案无纸化。管理成效实现了标准化落地，确保了电子会计档案合规，低碳环保响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效推动了企业的自动化会计流程。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐、保管和存储方式落后、档案数据未有效整理利用、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务可自定义扩展。业务检测方案精细化至元数据层级，能核查档案关系链条和数据金额匹配情况。跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条档案数据。管理成效显著，统一储存打破了数据孤岛，业务证据链完整，实现了数据共享，全生命周期管理可控，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，极大地优化了企业的自动化会计流程。

中国最大的K12民办教育集团之一在档案管理的采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题，如业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散难以查找等。合思档案的数据集成方案梳理业务档案归档场景，统一数据标准。智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主简便高效，有力地促进了企业的自动化会计流程。

在当前数字化转型的浪潮中，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，合思档案都能助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度应用会计档案价值。

如果您的企业也想抓住数字化转型的机遇，实现档案管理的高效变革，不妨选择合思档案。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。现在就行动起来，点击免费试用合思档案，开启高效档案管理之旅！