合思档案：开启企业档案管理数字化新时代

在数字化浪潮的席卷下，企业正面临着前所未有的变革与挑战。尤其是在档案管理领域，传统的管理模式已难以适应时代的发展需求。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来了全新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。

数电票的出现，要求企业对其进行验签、解析，并以XML格式存档，同时XBRL文件还需写入财务入账信息。这一系列的变化，使得企业迫切需要一个专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色在档案管理方面都面临着诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用的问题。财务人员则需要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后进行报销时，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。

此外，企业在档案管理方面还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。例如，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏。

企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。保证档案的原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必经之路。而合思档案解决方案的出现，正是为了解决企业在档案管理方面的这些痛点和难题。

多元方案，满足各方需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保企业的各类档案应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案具有重要的价值。它可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的潜在价值。通过助力企业决策的数智化，提升财务服务效率，为企业的数字化转型奠定坚实的基础。同时，借助数字化手段，合思档案还能帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员来说，合思档案可以显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。这使得他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案也提供了极大的便利。它实现了审计不进档案室，使档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放和回收。财务人员无需与审计人员进行重复沟通，补充审计资料的工作也变得更加高效。

核心功能，铸就卓越优势

合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能使其在档案管理领域脱颖而出，相比传统方式具有显著的优势。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档方面，合思档案表现出色。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，它还提供字段映射功能，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

合思档案还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

在档案管理上，合思档案权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

成功案例，见证卓越成效

合思档案在不同企业的应用场景中取得了显著的实际效果，下面为您介绍几个典型案例。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的解决方案，确保业务、财务数据应收尽收。通过自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄等成本。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，该企业凭证总量达14W +，单据总量50W +，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配耗时15min，凭证与单据关联次数达到350亿次，单据与单据关联次数高达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。实施后，该企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，积极响应政策，实现了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。实施后，该企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致不同程度的损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。实施后，该集团以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和卓越的性能，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

如果您的企业也想解决档案管理难题，抓住数字化转型的机遇，不妨选择合思档案。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，添加合思微信公众号或扫描微信小程序二维码等方式，进一步了解合思档案，开启高效档案管理之旅。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有能力为企业提供优质的档案管理服务。目前已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您也可以加入其中，免费试用合思档案，让有限更有效。