在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键要素。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型浪潮中迈出了重要一步。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的组织架构，使得动力源在财务管理，尤其是费用报销风险控制方面面临着诸多挑战。为了有效解决这些问题，动力源携手合思，开启了一场意义深远的财务数字化转型之旅。
传统模式痛点凸显：费用报销风险控制困局
在进行财务数字化转型之前，动力源在费用报销风险控制方面遭遇了重重困境。
大量自研系统难以整合，传统手工报销模式弊端丛生。自2011年开始，动力源踏上了系统自研之路，虽然部分操作流程实现了线上化，但整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高耸。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还容易出现信息遗漏。而报销数据则需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠人工操作，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，极大地增加了费用报销风险控制的难度。
多系统操作体验差，手工录入合规性难以保障。同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中进行管理，各系统之间无法及时联动，使得财务制度难以有效落地。数据报表的统计依赖手工完成，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握准确的数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和优化，费用报销风险控制形同虚设。
业务覆盖面广，报销模式复杂。动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作极为繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，操作过程复杂，进一步增加了费用报销风险控制的复杂性。
组织架构复杂，各主体流程繁复。总部采用纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需要通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，这给费用报销风险控制带来了极大的挑战。
合思方案精准出击：破解费用报销风险控制难题
面对动力源在费用报销风险控制方面的诸多难题，合思提供了一套全面而精准的解决方案。
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系统集成无缝对接
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的数据壁垒，为费用报销风险控制提供了坚实的数据基础。 -
无需报销革新体验
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费实现了免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保了消费即合规，从源头上降低了费用报销风险。财务人员可以进行统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细会自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，极大地提高了财务工作效率，加强了费用报销风险控制。 -
强大系统连接能力
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息会自动同步到各部门负责人，业务数据能够跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，有效提升了费用报销风险控制的水平。
精心实施稳步推进：保障费用报销风险控制成效
合思与动力源于2021年展开了财务数字化合作，整个项目历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维等多个阶段。
在系统集成过程中，合思逐步完成了HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步，确保了基础数据和业务数据的准确对接。这为费用报销风险控制提供了准确、及时的数据支持。
对于无需报销流程，合思积极引导员工使用合思商城进行因公消费，让消费环节与预算、审批等流程紧密结合，实现了消费即合规，进一步加强了费用报销风险控制。
利用Open API和自定义流程引擎技术，合思成功打通了各系统间的数据流转，使业务数据能够在不同系统间实时同步和应用，为费用报销风险控制提供了强大的技术保障。
显著成果效益彰显：费用报销风险控制成效显著
经过合思解决方案的实施，动力源在费用报销风险控制方面取得了显著的成果和效益。
多系统集成实现了数据的互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原本普遍的4周缩短至1周以内，效率提升了300%。这不仅提高了员工的满意度，还减少了资金占用时间，降低了费用报销风险。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持，进一步加强了费用报销风险控制。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减少了员工的经济压力，也降低了费用报销风险。
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，有效提升了费用报销风险控制的效果。
动力源好评反馈：费用报销风险控制新选择
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果你也希望像动力源一样实现财务数字化转型，有效提升企业的费用报销风险控制水平，提升企业效率和效益，不妨选择合思，开启免费试用，踏上财务数智化之旅。
