在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的高效运营离不开对各类信息的妥善管理，尤其是财务档案的安全存储与高效利用。高新兴科技集团，作为一家在智慧城市物联网领域熠熠生辉的上市公司，以其卓越的技术创新能力和庞大的业务规模在行业中占据着重要地位。
高新兴科技集团专注于智慧城市物联网产品与服务的提供，是一家高度聚焦技术创新应用的高科技企业。每年，该集团将超过营业收入10%的资金投入到研发中，凭借其深厚的技术积淀，拥有核心知识产权超过2000项。其员工规模达3000 + 人，在国内设立了170多个服务网点，信息化系统多达5个。如此庞大的业务体量，使得集团每年产生的银行回单数达10万 + 、发票数15万 + 、电子凭证量30万 + 。然而，庞大的财务数据背后，高新兴科技集团在财务档案管理方面也面临着诸多挑战。
档案管理困境：成本高隐患多利用低
高新兴科技集团在财务档案管理方面有着独特的业务背景。在日常的报销、采购付款等业务流程中，传统的管理方式需要大量的人工操作。员工需要将相关文件打印出来，进行整理、装订，然后归档。这一系列操作不仅占用了库房的空间，还增加了人员管理成本。而且，当需要借阅档案时，繁琐的流程以及实物借出的不便，使得档案管理成本居高不下。
电子源文件的管理也存在严重问题。这些电子文件未能按照会计电子档案管理法规进行合规保存，档案归档规范主要依靠人工控制，缺乏系统化的管理。这就像一座没有坚固根基的大厦，存在着合规性隐患，档案安全存储受到严重威胁。
在档案利用方面，现状更是不容乐观。目前，公司想要查询相关发票、收付款凭据及其他附件十分困难，往往需要耗费大量的人力。而且，由于不能实现跨系统调阅，各个信息化系统之间就像一座座孤岛，数据无法有效流通，导致档案利用效率极低。
合思解决方案：智能采集自动制档高效利用
面对高新兴科技集团的困境，合思挺身而出，提供了一套全面且高效的解决方案。
合思利用其先进的生成式接口，能够自动采集档案数据。通过对接NCC、U9、OA、CBS等各类异构系统，实现了低开发成本的数据采集。这就如同搭建了一座桥梁，将各个系统中的数据连接起来，为后续的档案管理奠定了坚实的基础。在这个过程中，合思充分保障了档案安全存储，将分散在不同系统中的数据准确无误地采集到统一的平台上。
在采集到数据后，合思让凭证数据实现自动匹配组装。通过业务检测，确保证据链完整。同时，档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这种自动制档的方式，大大释放了财务人员的精力，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。而且，从数据采集到自动制档的整个过程，都严格遵循相关法规和安全标准，保障了档案安全存储。
合思还打破了传统档案管理中需要同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒。它支持一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现了档案全场景数字化利用。无论是财务人员进行日常的账目核对，还是企业进行内部审计，都可以通过这个平台快速准确地获取所需的档案信息，极大地提高了工作效率，同时也进一步保障了档案安全存储。
方案实施步骤：对接采集组装搭建平台
合思为高新兴科技集团实施解决方案时，遵循了科学合理的步骤。
首先，合思与高新兴科技集团的各类异构系统进行对接。通过生成式接口，自动采集档案数据。这个过程就像是一场数据的“大迁徙”，将分散在各个系统中的档案数据有序地汇聚到合思的平台上，为后续的处理做好准备。在对接和采集过程中，合思采用了先进的安全技术，确保数据在传输过程中的安全性，保障了档案安全存储。
接着，对采集到的数据进行凭证自动匹配组装和业务检测。通过严谨的算法和业务逻辑，保障证据链完整。同时，利用可视化配置关联规则，使不同系统的会计凭证形成完整业务链组合数据。这一步骤就像是一个精密的加工厂，将采集到的原始数据进行加工处理，使其成为有价值的档案信息，并且确保这些信息的准确性和完整性，进一步保障了档案安全存储。
最后，搭建起可实现一键查询多系统凭证相关数据及影像信息的平台。这个平台就像是一个智能化的档案仓库，用户可以通过简单的操作，快速准确地获取所需的档案信息，实现了档案全场景数字化利用的建设。整个平台采用了先进的安全防护技术，确保档案信息在存储和使用过程中的安全性，保障了档案安全存储。
方案实施成果：效率提升成本节约
高新兴科技集团采用合思档案解决方案后，取得了显著的成果。
在归档效率方面，提升了90%。以往繁琐的人工归档流程被自动化的制档方式所取代，大量的时间和精力被节省下来。财务人员可以将更多的精力投入到财务分析、风险控制等核心业务中，为企业的发展提供更有力的支持。同时，高效的归档也意味着档案能够更快地被安全存储，减少了档案在流转过程中可能出现的风险。
在成本节约方面，该集团每年可节约成本30万 + 。通过减少人工操作、降低库房占用和提高档案利用效率，企业在财务档案管理方面的成本得到了有效控制。这不仅为企业节省了资金，还提高了企业的经济效益，使企业在市场竞争中更具优势。而且，合思的解决方案保障了档案安全存储，避免了因档案管理不善而可能带来的潜在损失。
集团评价反馈：高效便捷助力发展
高新兴科技集团对合思档案解决方案给予了高度评价。合思档案帮助集团实现了会计档案无纸化管理，真正做到了应收尽收。自动化制档大大提高了工作效率，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来。
档案利用更加便捷，跨系统调阅和在线借阅等功能高效服务于企业内审。在企业进行内部审计时，能够快速准确地获取所需的档案信息，大大缩短了审计周期，提高了审计效率。同时，这些功能也简化了业财流程，让业务人员有更多时间专注于业务本身，促进了企业业务的发展。而且，合思的解决方案保障了档案安全存储，让企业在档案管理方面更加放心。
合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。自成立以来，已累计融资超15亿元人民币。它拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
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