在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业的财务档案管理也必须紧跟时代步伐，加快信息化建设。数电票管理的特殊性，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业的不同角色都在财务档案管理中遭遇了诸多困境。企业高管面对的是纸质档案管理成本高昂、存储空间占用大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则需要手动逐一匹配、核对大量的档案数据，工作枯燥且效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。
传统纸质档案管理不仅存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本和档案室、档案柜的存储空间成本；还存在高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。此外，传统纸质档案管理还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。
即使企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然无法解决纸质文件的储存问题，数据存储也依赖线下载体，无法实现企业的全面数字化。在这样的时代背景下，合思档案产品应运而生，为企业的会计文档归档提供了全新的解决方案。
精准施策：合思档案为不同角色定制方案
合思档案充分考虑了企业不同角色在会计文档归档中的需求，为他们提供了针对性的解决方案。
对于CEO和高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，合思档案助力企业决策实现数智化，提升财务服务效率，降低成本，实现绿色低碳运营。在这个信息爆炸的时代，数据就是企业的核心竞争力，合思档案帮助企业将财务档案数据转化为有价值的决策依据，让企业在市场竞争中占据优势。
归档员和财务人员在日常工作中常常被繁琐的档案管理工作所困扰。合思档案为他们提高了工作效率，让他们告别了重复低价值的工作。通过实现档案数据同源，数据能够在全流程透明流转，便于监控和分析，归档员和财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。
在外部审计方面，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限的一键下放和回收功能，让财务人员无需与审计人员进行重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，应收尽收，满足企业不同场景下的会计文档归档需求。
核心功能：合思档案的强大实力展现
合思档案拥有一系列强大的核心功能，为企业的会计文档归档提供了有力的支持。
智能采集是合思档案的重要功能之一。它支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联可通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够获取业财系统的会计资料。手动采集则支持单张PDF大文件、多张回单和发票的自动切割，还可以自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。这种多样化的采集方式，使得企业能够轻松获取各种会计资料，为后续的档案管理工作奠定了基础。
智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装，实现了不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证的自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，通过字段映射，让查阅更加便捷，打破了业务属性标签，帮助财务人员更直接地查询所需信息。此外，合思档案还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全和可用。
在档案管理方面，合思档案具备精准的权限管理。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，以及进行水印权限管理。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段自定义维护。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列和扩展。这些功能使得企业能够对档案进行精细化管理，确保档案的安全性和合规性。
档案应用是合思档案的一大亮点。它实现了电子与实物档案的高度融合，多维检索满足了多场景的查询需求，支持按多种维度自定义查询、全文检索和批量检索。一站式预览可穿透联查，搭建了多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查。此外，合思档案还具备多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控。
多元应用：合思档案在不同企业的成功实践
合思档案在不同类型的企业中都有广泛的应用，为企业解决了会计文档归档中的诸多难题。
对于年单据量2.6亿的企业来说，会计档案纸电混合管理困难，手工作业效率低下。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。简化了装订流程，实现了业务和财务数据的穿透联查，降低了企业成本，提高了管理效率。
集团型企业在档案管理方面面临着流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案，实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，低碳环保，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。
多系统数据互联的企业存在着档案管理低效的问题，如档案散落各系统、数据未有效整理利用、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，节省了成本，提高了合规性。
K12民办教育集团在会计文档归档方面也面临着诸多挑战，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间、易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、借还状态更新不及时等。合思档案的单套制管理方案，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有众多成功案例，已帮助众多企业解决了财务档案管理痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，值得企业信赖。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，企业可通过多种方式联系合思，获取专业的会计文档归档解决方案。如果您也想解决财务档案管理难题，实现降本增效和数字化转型，不妨免费试用合思档案产品，开启会计文档归档的新篇章。
