电子存档最佳实践：合思档案引领企业财务数智化新风尚

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子会计档案管理已成为企业数字化建设中不可或缺的重要环节。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。电子会计档案不仅是政策推动和合规要求的必然选择，更是在当前经济环境下帮助企业降本增效的有力工具。

北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供包括电子会计档案在内的全方位财务数智化服务。其中，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，可实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，在电子存档最佳实践方面展现出卓越的实力和领先地位。

政策与趋势共驱电子会计档案新时代

近年来，电子会计档案管理的市场形势正发生着深刻的变化。政策层面，多项政策的出台为电子会计档案管理提供了坚实的法律依据。2016年1月1日实施的财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》，以及2020年3月23日发布的国家档案局、财政部财会[2020]6号《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等，都充分肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力。

从行业发展趋势来看，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票的快速扩张让企业财务档案管理面临新的挑战。如今，从部门规章到国家法律都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。

企业在推行数字化的进程中，虽然取得了一定的进展，但在归档、储存环节仍存在诸多问题，如未能解决纸质文件储存的难题，以及数据存储线下载体的问题。因此，电子会计档案管理成为了实现企业全面数字化的“最后一公里”。电子存档最佳实践正成为企业迈向数字化转型的关键一步。

企业电子会计档案管理痛点剖析

企业在电子会计档案管理方面面临着诸多痛点，不同角色也有着不同的困扰。

对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于存储占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。这使得企业在决策过程中无法充分挖掘财务档案数据的价值，影响了企业的数智化决策能力。

财务人员则需要处理大量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复。长期的重复性工作容易降低财务人员的工作热情，影响工作效率和质量。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间。这不仅增加了业务人员的工作负担，也影响了企业的报销效率。

此外，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本体现在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。这些问题严重制约了企业的发展，急需一套完善的解决方案。电子存档最佳实践能够帮助企业有效解决这些痛点，提升管理效率。

合思档案全面解决方案破局之道

面对企业在电子会计档案管理方面的诸多痛点，合思档案提供了一套全面且专业的解决方案。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它为不同角色提供了针对性的解决方案。对于CEO/高管，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理工作。电子存档最佳实践在合思档案的解决方案中得到了充分体现。

合思档案核心模块功能解析

合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具有独特的功能和优势。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，有效提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。在处理大量数据时，合思档案的大数据解决方案能够快速准确地完成任务，为企业节省了大量的时间和精力。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。企业可以根据自身需求灵活定制档案管理方案，满足多样化的业务需求。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。这一模块能够有效避免档案数据的缺失和错误，确保企业财务档案的完整性和准确性。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。企业员工可以根据需要快速准确地查阅所需档案，提高工作效率。电子存档最佳实践在合思档案的核心模块中得到了充分的技术支撑。

合思档案竞争优势凸显

与其他同类产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。

合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它可以整合企业内外部的各种数据资源，实现数据的集中管理和共享。

拥有100%自动归档的强大规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。这不仅提高了工作效率，还降低了人为错误的发生概率。

合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理严格遵循相关政策，满足电子会计档案全生命周期管理闭环的要求。企业无需担心合规问题，可以放心使用合思档案进行电子会计档案管理。

具备灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。随着市场环境和政策的不断变化，合思档案能够及时调整和优化，为企业提供持续稳定的服务。电子存档最佳实践在合思档案的竞争优势中得到了充分体现。

合思档案成功案例见证实力

众多企业通过使用合思档案，实现了电子会计档案管理的高效升级。

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这表明合思档案能够有效提高企业的服务能力和工作效率，实现降本增效。

徐福记多地连锁门店，拥有70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后，全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。企业可以更加便捷地管理各地门店的财务档案，提高决策的及时性和准确性。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

某企业年单据量2.6亿，通过合思档案实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，企业成本降低，管理自动化，流程精简。这些成功案例充分证明了合思档案在电子存档最佳实践方面的卓越成效。

合思服务体系保驾护航

合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位的服务支持。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得企业能够及时获得合思的服务和支持，解决在使用过程中遇到的问题。

合思拥有专业的技术团队，其自主研发的工具包具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能为企业提供稳定的技术支持。无论是数据采集、处理还是存储，合思的技术团队都能够提供可靠的保障。

合思提供全流程的服务，从档案采集、整理、管理到利用，都有专业的服务人员进行指导和协助，确保企业顺利使用合思档案系统。企业无需担心技术难题和操作问题，合思的服务团队会全程陪伴。

合思注重客户反馈，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，实现每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。电子存档最佳实践在合思的服务体系中得到了有力的保障。

携手合思档案共赴电子存档新征程

合思档案通过领先的技术和全面的解决方案，为企业解决了电子会计档案管理的痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

随着电子会计档案管理的重要性日益凸显，合思档案将持续创新和优化，为企业提供更优质的服务和更强大的支持。众多成功案例证明了合思档案的可靠性和有效性，选择合思档案，企业能够更好地适应数字化时代的发展需求，提升财务管理水平。

如果您也想体验电子存档最佳实践带来的高效与便捷，不妨点击下方链接免费试用合思档案，开启企业财务数智化的新篇章！