会计档案管理案例：合思助力企业财务数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力众多企业挖掘更多净利润。接下来，让我们通过几个会计档案管理案例，深入了解合思解决方案的魅力。

客户简介：多样业务，共寻转型之路

• 国民经典零食传奇
  有这样一个国民经典零食品牌，它畅销30余年，销售版图覆盖全国。在市场上，它是消费者心中的美味之选，然而在财务管理方面，却面临着诸多挑战。
• 业务繁忙订单巨头
  一家业务异常繁忙的企业，日均处理3500 + 订单，主营业务建设覆盖面极广。大量的业务订单给财务工作带来了巨大的压力。
• 数字阅读先锋困境
  知名头部数字阅读品牌，业务经营数字化程度较高，但财务管理数字化却相对滞后，这在一定程度上制约了企业的进一步发展。
• 教育服务世界强音
  世界500强旗下教育服务品牌，自2017年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型，寻求更高效的财务管理模式。

业务背景、现状与痛点：财务难题亟待破解

• 零食品牌的繁琐困局
  国民经典零食品牌供应链复杂，多种销售渠道并行。管理流程跨多个系统，显得繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，导致差旅成本居高不下。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。
• 繁忙企业的报销难题
  业务繁忙企业出差频繁，员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理大量订单均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。
• 阅读品牌的数据之殇
  数字阅读品牌数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理大量单据，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。
• 教育品牌的系统壁垒
  教育服务品牌企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

解决方案：精准施策，直击痛点

• 零食品牌的无忧方案
  为国民经典零食品牌提供无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。便捷申请环节，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。同屏比价功能可统一开票、自动拆分对账、记账去人工化。多源采集实现智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。
• 繁忙企业的高效体验
  为业务繁忙企业提供合思无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。
• 阅读品牌的业财升级
  为数字阅读品牌提供合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性（审计通过，符合上市要求）和及时性（结账时间从T + 15，提升到T + 7，年底预计T + 5）。
• 教育品牌的档案革新
  为教育服务品牌提供合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。通过接口传输（影像支撑、外部设备扫描、人工上传）实现自动归档，包括智能组单、四性检测等。管理会计类档案范围广泛，涵盖内部和外部多种类型档案。

实施过程与步骤：稳步推进，落地生根

• 零食品牌的实施路径
  国民经典零食品牌员工消费环节，通过差旅申请、业务审批后，可在合思商城订购或TMC订购，之后进行对账结算中心操作，线上统一开票后自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则线下结算、手工记账。档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。
• 繁忙企业的合作之旅
  业务繁忙企业签约合思后，利用合思平台实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化，打造快速审批、无需取票、无需垫资的报销新体验。
• 阅读品牌的转型之路
  数字阅读品牌与合思合作完成业财平台建设，利用合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案优化财务流程，提升财务准确性和及时性。
• 教育品牌的档案变革
  教育服务品牌通过自动封装接口连接自研OA、金蝶EAS等系统，将电子档案、实物档案等进行统一管理，经过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，实现智能组单、四性检测等自动归档流程。

取得的成果与效益：显著成效，彰显价值

• 零食品牌的降本增效
  国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。
• 繁忙企业的高效协同
  业务繁忙企业“无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。
• 阅读品牌的全面提升
  数字阅读品牌增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率。通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。减少手工记账、人工整理档案的人力成本。减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。
• 教育品牌的数字化飞跃
  教育服务品牌加速企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。

客户评价与反馈：认可与信赖

• 繁忙企业的高度赞誉
  业务繁忙企业认为合思专业度高，签约合思一拍即合，解决了自建系统存在的报销流程复杂、发票认证和查验问题，显著降本增效。
• 教育品牌的满意之音
  教育服务品牌企业财务相关负责人对合思方案带来的成效表示满意，有信心在2024年进一步提升财务数据自动化率。

在众多会计档案管理案例中，合思展现出了强大的实力和卓越的解决方案。合思拥有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等27项强大功能，能满足企业多样化的财务需求。它提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优势，还有专业的客户成功团队提供全方位服务保障。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，有着良好的口碑和市场反响，未来将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务。如果您的企业也有财务数字化转型需求，欢迎拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还能免费试用合思的产品和服务，开启财务数字化转型新征程。