在数字化浪潮席卷的当下，企业的档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来新的考验，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代，企业各个层面都深受传统档案管理模式的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下的难题，不仅储存占地大，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所淹没，整理工作耗时费力，手动匹配核对的过程枯燥又繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本高，以及对档案室和档案柜等存储空间的巨大需求；还存在高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用；更存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过多种系统建设解决了线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，仍然未能解决纸质文件的储存问题，数据存储的线下载体也影响了企业全面数字化的进程。
一站式破局：合思档案多元解决方案
合思档案敏锐地洞察到企业在档案管理方面的痛点，精心打造了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，全方位满足企业在不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案为企业带来了便捷高效的档案管理体验。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互之间可以穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了工作效率。同时，会计档案无需打印，真正做到了应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规，为企业的合规性审查提供了有力支持。
档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性和自主性。它允许企业自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理的范围，实现不同档案类型的高效管理。该方案提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，使得不同档案类型的归档接口能够实现配置化，进一步提升了企业档案管理的效率和合规性。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，为企业提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，该方案创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，能够自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，有力地保障了企业的财务合规性，为合规性审查奠定了坚实基础。
实力内核：合思档案核心功能与优势突显
合思档案具备强大的电子会计档案全生命周期管理功能，为企业的档案管理提供了全方位的支持。
在数据采集方面，合思档案拥有多源采集能力。接口互联可实现自主采集，基于跨系统数据集成的要求，它提供自动生成式Open API，能够实现快速集成，并预制了系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷的手动数据补录方式，确保了数据采集的全面性和准确性，为合规性审查提供了丰富且可靠的数据来源。
智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据。同时，它还能辅助人工整理，关联任务的执行进度可视化，让财务人员对制档过程一目了然。在查阅方面，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提高了合规性审查的工作效率。
合思档案还能提供专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式的束缚，实现了数据与可读文件的实时转化，有效降低了企业的档案存储成本。此外，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，进一步满足了企业在合规性审查过程中的多样化需求。
实战鉴证：合思档案多企业成功案例
众多企业在应用合思档案后，都取得了显著的成效，充分证明了其在不同场景下的应用价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理实现电子化，借阅管理也实现了信息化。达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的效果，业务和财务数据能够穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，为企业的合规性审查提供了高效、准确的数据支持。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。通过合思档案的单套制管理方案，实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，既低碳环保，又将整理匹配效率提升了80%，每年减少存储空间成本300册，纸张打印成本减少100万张纸，有效降低了企业在合规性审查方面的潜在风险。
一家企业存在低效的档案管理现状，如档案管理散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多弊端、电子发票和回单存档不合规范等问题。使用合思档案后，实现了统一储存，打破了数据孤岛；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低了财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，极大地提升了企业合规性审查的工作质量和效率。
中国最大的K12民办教育集团之一，面临着业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散难以查找等问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，为企业的合规性审查提供了更加全面、深入的支持。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，致力于解决企业“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
如果您的企业也正在为档案管理难题而困扰，不妨选择合思档案。合思在全国多地设有服务地点，您可以拨打400 – 105 – 6505进行咨询，也可以登录网站www.hosecloud.com了解更多信息，还能通过微信公众号和微信小程序获取相关内容。现在就行动起来，免费试用合思档案，开启企业档案管理的数字化新时代，为合规性审查提供有力保障！
