合思档案：解锁企业数字化档案管理新密码

在当今数字化浪潮中，企业纷纷踏上数字化转型之路，通过搭建 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，成功解决了线上业务处理的难题。然而，在档案管理方面，企业却面临着诸多困境。尽管业务实现了线上化，但归档和储存环节仍未摆脱纸质文件的束缚，数据存储也依赖线下载体。要确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化，保证档案原生性是关键。

随着 2025 年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票管理的特殊性，要求企业配备专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着不同的档案管理难题。企业高管为纸质档案管理成本高昂、占地空间大且数据难以分析利用而烦恼；财务人员被海量档案数据的整理工作所困扰，手动匹配、核对确认的过程枯燥又繁琐；业务人员则在出差、招待后的报销流程中，因纸质票据留存和上交的繁琐程序而耗费大量时间。

此外，传统档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，造成企业资源的浪费；手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙，导致数据无法有效利用，内部协作滞后；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力损坏，影响财税管理效率。

面对这些难题，合思档案应运而生，为企业提供了一套专业的解决方案。

合思档案：数智时代的档案管理专家

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，前身为易快报，自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，提供标准方案和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

合思不仅是专精特新企业，成立以来还累计融资超 15 亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，合思在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市建立了直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供优质的服务。

核心功能：开启智能档案管理新时代

• 多源采集：数据汇聚的智慧引擎
  合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。通过多源采集，合思档案能够确保企业各类会计资料的全面收集，为后续的档案管理工作奠定坚实基础。

• 智能制档：数据整合的高效魔法师
  合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，将零散数据整合形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，实现凭证数据业务化、业务数据财务化。智能制档功能大大提高了档案管理的效率和准确性，让企业能够更加清晰地了解业务全貌。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：合规性审查的坚实壁垒
  合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。检测结果可查阅、可追溯，确保企业档案管理符合合规性审查要求，降低企业的合规风险。

• 档案管理：灵活定制的高效管控平台
  合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。通过灵活定制的档案管理功能，合思档案能够满足不同企业的个性化需求，提高档案管理的效率和质量。

优势对比：合思档案完胜传统管理

• 成本优势：精打细算，节约资源
  与传统档案管理方式相比，合思档案在成本控制方面表现出色。它可 70%节约纸张成本，75%节约整理成本。以某集团型企业为例，采用合思档案单套制管理方案后，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，存储空间成本减少 300 册/年，释放了 1/3 的存储空间。通过降低纸张和存储成本，合思档案帮助企业实现了资源的优化配置，提高了企业的经济效益。

• 效率优势：快速响应，高效运作
  合思档案的检索效率提升了 90%。某企业使用合思档案后，装订匹配耗时从 66 天/年减少到 10 天/年，利用耗时从 30 天/年减少到 6 天/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。传统档案管理方式存在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙、数据不能有效利用等问题，而合思档案可实现自动归档、智能检索、跨系统调阅等功能，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。高效的档案管理能够提高企业的工作效率，让企业在市场竞争中占据优势。

• 合规优势：严格把关，确保合规
  合思档案实现了 100%管理合规性，满足国家相关政策要求。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。在合规性审查方面，合思档案严格按照相关规定进行检测和管理，为企业提供了可靠的合规保障，降低了企业因档案管理不合规而面临的风险。

• 功能优势：功能强大，满足需求
  传统档案管理方式功能单一，难以满足企业日益增长的档案管理需求。而合思档案功能丰富，可实现自动归档、智能检索、跨系统调阅等功能，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过强大的功能，合思档案能够为企业提供全方位的档案管理解决方案，帮助企业提升档案管理水平。

应用案例：见证合思档案的卓越成效

• 案例一：某企业的数字化转型之路
  某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，管理自动化，企业成本降低。

• 案例二：某集团型企业的标准化变革
  某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家相关要求和企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本和纸张打印成本大幅减少。

• 案例三：某企业的档案管理升级
  某企业档案管理存在低效现状，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。采用合思档案单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理；业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

• 案例四：某民办教育集团的高效管理之道
  某民办教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

展望未来：合思档案引领企业数字化转型

合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题，具有显著的降本增效、实现企业全面数字化、让数据“活起来”、资源重组实现企业效益最大化等价值。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，已获得众多企业的认可，服务 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人，客户涵盖事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，具有广泛的市场应用前景。

合思秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品，聆听用户需求，助力企业更好享受数字化转型带来的降本增效。未来，合思档案将继续在企业数字化转型中发挥重要作用，为更多企业提供优质的财务数智化服务。如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨现在就免费试用，开启企业档案管理的新篇章。