在当今数字化浪潮席卷的时代，国家政策正大力推动电子凭证数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局开展全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。在此大背景下，企业的财务数字化转型已成为必然趋势。北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业在纸质文件转电子的进程中，挖出更多净利润，实现财务数字化的华丽转身。
知名数字阅读品牌的困境突围
在数字阅读领域，有一家知名头部品牌企业，在业务不断拓展的同时，却面临着诸多财务管理上的挑战与痛点。
该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程犹如一盘散沙，断裂严重。这使得数据整合变得异常困难，费用管控如同空中楼阁，无法有效落地。预算超标情况频繁发生，就像一颗定时炸弹，时刻威胁着企业的财务健康。
每月，企业的财务人员需要处理500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴，大量的时间和精力都耗费在这些低价值、机械性的工作上，人效低下，如同陷入了一个无尽的泥沼。
不仅如此，全业务数据都需要打印成纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列流程，这造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，只能在海量的纸质文件中苦苦翻找，这种低效的方式根本无法适应企业快速扩张的需求。在纸质文件的管理困境中，企业急需一场纸质文件转电子的变革。
合思量身定制的解决方案
面对该企业的重重困境，合思带来了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业开启了一场纸质文件转电子的变革之旅，完成业财平台建设。
合思平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。在这个模式下，员工无需垫资、无需报销，极大地提升了员工的工作体验。
通过这一解决方案，企业的财务准确性得到了保证，能够顺利通过审计，符合上市要求。同时，财务的及时性也得到了显著提升，结账时间从T + 15提升到了T + 7，年底预计能达到T + 5。这就好比企业的财务运转装上了加速器，更加高效、精准。合思的解决方案为企业实现纸质文件转电子提供了有力的技术支持和流程保障。
合思方案带来的显著成果
合思的解决方案为该企业带来了多方面的显著成果，让企业在纸质文件转电子的道路上收获满满。
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增效成果显著
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需再耗费时间进行单点沟通。同时，档案整理效率大幅提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的工时。企业形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准的实物档案定位，实物档案查找效率也得到了极大提升。这一系列的改变，让企业的财务工作更加高效有序，就像给企业的财务管理装上了智能引擎。 -
降本成效斐然
降本方面，合思的方案减少了差旅超标情况，有效改善和提升了预算超额的问题。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，同时也减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。此外，还减少了财务档案的空间占用，节约了空间成本。企业在实现纸质文件转电子的过程中，真正做到了开源节流。 -
合规保障有力
在合规方面，发票OCR识别验真功能有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。企业在合规的轨道上稳步前行，为企业的可持续发展奠定了坚实基础。 -
先进性引领潮流
合思方案具有高度的先进性，灵活覆盖了因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。同时，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。企业在纸质文件转电子的进程中，走在了行业的前列，成为了数字化转型的典范。
合思方案优势与未来展望
合思凭借其先进的技术和完善的解决方案，帮助企业解决了财务数字化转型过程中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在纸质文件转电子的过程中，合思就像一位得力的助手，为企业保驾护航。
电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化的必然趋势。企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。在纸质文件转电子的时代浪潮中，企业只有紧跟时代步伐，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。
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