在零食市场的广阔天地中，有这样一个国民经典零食品牌，它宛如一颗璀璨的明星，畅销30余年，陪伴着一代又一代消费者度过了无数欢乐的时光。然而，在其辉煌的背后，却隐藏着一系列财务与业务管理方面的难题，这些难题如同阴影一般，影响着企业的运营效率和成本控制，尤其是会计材料管理方面的困境亟待解决。
该品牌的销售版图犹如一张庞大的蜘蛛网，覆盖了全国各个角落。其供应链错综复杂，多种销售渠道并行，管理流程更是涉及多个系统。这使得日常工作变得繁杂且低效，会计材料管理也面临着巨大的挑战。差旅平台对账方案缺乏灵活性，核算需要在Excel中进行二次整理，人工记账的方式难以释放财务价值，无法满足精细化管理的要求。事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控的目标。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额人力物力的浪费，进一步增加了企业成本，会计材料管理的混乱可见一斑。
销售差旅财务困局待解
在销售方面，该品牌广泛的销售版图和复杂的供应链，使得管理工作犹如在迷宫中穿行。多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，这使得工作变得异常繁杂。各个环节之间的沟通和协调不畅，信息传递不及时，导致工作效率低下。例如，销售数据的统计和分析需要从多个系统中提取信息，再进行整合和处理，这不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现数据错误。
差旅管理同样是一大难题。差旅平台对账方案的不灵活，使得核算工作变得繁琐。财务人员需要在Excel中对差旅费用进行二次整理，这不仅增加了工作量，还容易出现人为错误。人工记账的方式无法有效释放财务价值，难以满足企业对财务管理精细化的要求。此外，事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下。员工在差旅过程中缺乏有效的约束和指导，容易出现不必要的消费，企业难以对差旅成本进行有效的控制。
在财务方面，纸电混合的会计档案管理问题尤为突出。会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，这不仅增加了人力物力的浪费，还影响了财务工作的效率和准确性。同时，由于缺乏有效的管理系统，会计档案的安全性也难以得到保障，会计材料管理的混乱给企业带来了诸多隐患。
合思全面方案精准出击
面对该客户在会计材料管理等方面的诸多难题，合思挺身而出，提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，这套方案全面覆盖了员工消费、财务核算与记账、档案管理等全流程，为企业的会计材料管理带来了新的曙光。
在员工消费环节，合思提供了便捷的申请方式。员工进行差旅申请并通过业务审批后，可以选择在合思商城或TMC进行订购。在这个过程中，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，真正实现了便捷申请。合思商城还提供同屏比价功能，员工可以在众多供应商中选择性价比最高的产品和服务，这不仅提高了消费效率，还降低了企业的采购成本。同时，合思商城统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，大大提高了财务管理的准确性和效率，为会计材料管理提供了有力支持。
合思档案管理系统实现了多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。该系统可以从多个渠道采集会计档案信息，实现了档案信息的全面整合。智能制档功能可以根据预设的规则自动生成会计档案，提高了档案制作的效率和准确性。实物档案混序归档功能可以打破传统的档案归档方式，实现档案的快速存储和检索。档案借阅全线上化管理功能可以让员工通过线上平台申请借阅档案，提高了档案借阅的效率和安全性，有效提升了会计材料管理的水平。
方案落地实施步步为营
合思解决方案的实施过程紧密围绕客户需求，逐步推进各个环节的数字化转型，确保方案的有效实施。
员工进行差旅申请并通过业务审批后，可选择在合思商城或TMC进行订购，产生相应的对账单。在这个过程中，员工可以根据自己的需求选择合适的订购方式，系统会自动记录相关信息，为后续的财务核算和记账提供依据。
在财务核算与记账环节，通过对账结算中心，线上统一开票后自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算和手工记账。这种灵活的结算方式可以满足企业不同的业务需求，提高了财务核算的准确性和效率。同时，自动记账功能可以减少人工干预，降低了记账错误的风险，为会计材料管理提供了可靠的保障。
在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。整个档案管理过程实现了数字化、自动化，提高了档案管理的效率和安全性。员工可以通过线上平台共享和查阅档案，无需再进行繁琐的纸质档案借阅手续。混序装盒和自动制档功能可以快速完成档案的存储和整理，提高了档案管理的效率。
显著成果效益彰显实力
合思解决方案的实施取得了显著的成果和效益，为企业的会计材料管理带来了巨大的改善。
年度节约200万 + 差旅费用，该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，有效降低了差旅成本。这得益于合思商城的同屏比价功能和便捷的订购方式，员工可以在众多供应商中选择性价比最高的产品和服务，从而降低了企业的采购成本。
财务入账效率提升60%，基于合思商城的线上开票、自动对账记账功能，提高了差旅人员和财务人员的工作效率。财务人员无需再进行繁琐的手工记账和对账工作，系统可以自动完成这些任务，大大节省了时间和精力。同时，线上开票功能可以减少发票丢失和错误的风险，提高了财务管理的准确性。
实现业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得企业的财务数据更加准确、可靠，为企业的决策提供了有力支持。同时，电子会计档案的数字化管理可以提高档案的存储和检索效率，降低了档案管理的成本。
线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理；简化装订流程，大幅降低成本，同时实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。员工可以通过线上平台申请借阅档案，无需再进行繁琐的纸质档案借阅手续。标准化的线上借阅流程可以提高档案借阅的效率和安全性。简化装订流程可以降低档案管理的成本，提高工作效率。
客户高度评价方案可信
该企业对合思的解决方案给予了高度评价和积极反馈。该企业财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，企业对方案效果表示满意。
合思的解决方案有效解决了企业在销售、差旅、财务等方面的难题，提升了企业的运营效率和管理水平，为企业的发展提供了有力支持。企业认为合思的专业度高，方案贴合企业实际需求，能够切实帮助企业实现降本增效和数字化转型的目标。通过与合思合作，企业在财务管理方面取得了显著的改善，对未来的发展充满信心。
这个国民经典零食品牌的成功案例，为其他门店企业在会计材料管理等方面提供了宝贵的借鉴。若您的企业也面临类似的财务与业务管理难题，不妨选择合思的解决方案。合思拥有专业的团队和先进的技术，能够为企业提供全方位的财务数字化转型服务，帮助企业提升效率、降低成本、实现可持续发展。立即联系合思，开启您企业的财务数字化转型之旅，享受便捷、高效、智能的财务管理体验，还能免费试用合思的解决方案，快来加入众多信赖合思的企业行列吧。
