在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。汉威科技集团股份有限公司，作为一家值得信赖的创新型科技公司，国内知名的气体传感器及仪表制造商、物联网解决方案提供商，同时也是创业板首批上市公司，在2022年，汉威科技集团及全资子公司炜盛科技入选国家级专精特新“小巨人”企业。汉威科技集团在发展过程中，积极寻求财务数字化转型的有效路径，而合思的财务数字化解决方案为其提供了强大助力，尤其在商务出行管控方面发挥了重要作用。
汉威科技：业务背景下的商务出行管控痛点
作为集团性公司，汉威科技集团有着多元化的业务体系。在日常运营中，商务出行是必不可少的环节，而与之相关的财务数字化需求也日益凸显。其需求主要集中在成本增效和解决现实与理想存在的核心痛点方面，商务出行管控便是其中的重要一环。
首先，在成本管控上，汉威科技面临着支出散落多系统，预算统计难收口的问题。商务出行的费用涉及多个方面，这些费用数据分散在不同系统中，导致预算与业务未有效链接。常常出现先付款入账后占用预算的情况，事后管控时容易出现超标现象，这无疑增加了公司的经营成本。集团在多系统均有商务出行相关的支出数据，缺乏统一收口，难以实时更新预算执行进度，使得商务出行管控在预算层面难以精准把控。
其次，对公付款与合同管理脱节也是一大痛点。在商务出行涉及的对公业务中，按制度要求，对于项目类、成本类、基建类等业务，有合同的业务必须基于合同进行付款，且付款应该关联预算。然而，事实上合同仅在OA系统中管理，对公付款无法关联合同，难以实时监控合同的付款和回票进度。这在商务出行管控中，使得费用的支出和管理缺乏有效的约束和监督。
另外，集团化管理下，发票人工校验、账务处理工作量巨大。汉威集团业务较多，商务出行产生的发票数量众多，发票检查真伪工作困难，财务审核工作量大。财务人员需要手动根据发票信息入账处理，手动生成财务凭证，这不仅效率低下，还降低了财务人员的价值感，同时也影响了商务出行管控的效率和准确性。
合思方案：破解商务出行管控难题
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预算管控：跨系统智慧商务出行管控
在预算管控方面，合思整合第三方管控逻辑，实现跨系统预算管理，为商务出行管控提供了有力支持。通过单据信息的转换，按法人实体、成本中心、费用科目等维度，在第三方系统内进行预算校验。当商务出行相关的费用单据提交时，系统会自动检验，检验完成后返回校验结果。若未超标，默认继续审批；若超预算，则提交实时预警。这样一来，在商务出行的预算安排上，实现了精准控制，避免了超支现象的发生。 -
对公付款：合同管理驱动商务出行支付
合思为汉威科技建立了合同管理台账，通过API写入OA系统合同信息，实时统计付款和回票进度。在商务出行的对公业务中，合同台账发挥了重要作用。它可实现“跨法人报销”、历史合同和新合同多版本并存便于追溯，多维度条件筛选，智能关联合同信息等功能，满足了商务出行中复杂的业务需要。通过合同管理与对公付款的有效关联，实现了对商务出行费用支付的有效管控。 -
发票智能校验：高效商务出行发票管理
合思费控支持发票完整识别、极速导入、高效验真、发票复核、价税分离、认证抵扣，多种发票使用规范等功能。在商务出行中产生的大量发票，通过合思费控可以快速准确地进行识别和校验，大大提高了发票识别效率。这不仅减轻了财务人员的工作负担，还提高了商务出行管控中发票管理的准确性和合规性。 -
自动生成凭证：智能商务出行财务处理
通过标准EAI插件对接ERP系统，合思实现了自动生成财务凭证，无需人工操作。在商务出行的财务处理中，这一功能极大地提升了效率。财务人员无需手动录入发票信息和生成凭证，系统自动完成这些工作，使得商务出行的财务核算更加高效、准确。
方案实施：携手攻克商务出行管控难关
合思团队与汉威科技集团紧密合作，在双方高层领导的重视下和项目组成员的共同努力下，项目历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。在商务出行管控项目的推进过程中，每一个阶段都凝聚着双方的心血。
项目经理周晓培在疫情影响的大环境下，始终坚持在项目现场，与汉威科技集团关键用户朝夕相处共同克服项目中遇到的重重困难。在商务出行管控方面，他有效沟通并提供成功客户实施案例做参考，恪尽职守地解决遇到的难题，保证了威付（合思费控）系统的正常使用。正是这种敬业精神和专业能力，使得商务出行管控项目能够顺利推进。
成果效益：商务出行管控成效显著
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效率提升：财务与支付双提速
合思的解决方案在商务出行管控中取得了显著的效率提升成果。财务核算效率提升60%，多端系统统一收口合思，从3个系统整合为1个，使得商务出行相关的财务数据管理更加集中和高效。财务付款效率提升90%，在商务出行的费用支付环节，大大缩短了支付周期，提高了资金的使用效率。 -
业务管控：精准商务出行费用监督
对企业业务管控实现了极致提升。汉威科技集团的商务出行对公业务包含多种业务场景，公司规定有合同存在的业务付款必须以合同为基础进行付款，以便实时监控合同的付款和回票进度，付款关联预算、防止超额。通过合思的解决方案，在商务出行管控中，实现了对费用支出的精准监督和管控。 -
预算管控：前置把关商务出行费用
预算检验前置到提交环节，有效落地预算管控。在商务出行的费用申请环节，通过对接ERP系统预算管控模块，将单据信息传至系统中进行预算校验，检验完成后返回检验结果。如果未超标则返回默认标识继续向下审批，预算超标则不允许提交，审批时智能预警提示。这一举措实现了预算管控前置，有效防止商务出行费用管控失控。 -
流程规范：优化商务出行管理流程
合思费控上线后，实现批量、自动生成凭证，提升了财务工作效率。在商务出行管控中，规范了企业流程，个人业务和对公业务统一报路径，增强了业务人员使用体验。同时，规范了报销业务，对公付款关联合同信息、占用各项预算，减少了费控失控情况，使得商务出行的管理更加规范和有序。
客户评价：商务出行管控认可与期待
汉威科技集团信息管理中心表示，在项目实施的这段日子里，感受到了包括周晓培在内整个团队精湛的业务水平，认真负责的工作态度。目前，威支付系统运行稳定，在商务出行管控方面发挥了重要作用。他们希望合思公司和全体项目组成员能够一如既往的支持项目的运维和提升，继续以目前的核心团队全力支撑威支付的后续工作，希望日后双方的合作更加顺畅并不断取得新的成功，在商务出行管控等方面持续深入合作。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已帮助众多像汉威科技集团这样的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，在商务出行管控方面也积累了丰富的经验。如果您的企业也面临财务数字化转型的挑战，尤其是在商务出行管控方面存在难题，不妨选择合思，现在就可以免费试用我们的财务数字化解决方案，让有限更有效。
