在企业发展的征程中，财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的架构，在财务数字化转型过程中，面临着诸多挑战。而合思凭借其先进的解决方案，为动力源解决了这些难题，实现了差旅费用智能审批的高效运作。
转型痛点：数字化浪潮中的艰难摸索
-
自研系统整合困局
动力源在数字化建设中投入颇多，先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，大量自研系统之间难以整合，整体流程变得复杂，系统壁垒高耸，与预期的数字化效果差距较大。这使得企业在财务数字化转型的道路上，犹如陷入了一片荆棘丛林，难以顺畅前行。 -
操作体验与合规难题
多系统操作让员工和财务人员苦不堪言。员工提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，浪费了大量时间和精力。财务人员则需要手工录入报销数据，发票验真、查重等工作也只能手工进行，导致假票、错票、重票等情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了他们大量的时间，使得工作效率低下，合规性也难以保证。 -
系统割裂与信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时调整和决策，企业就像在迷雾中航行的船只，缺乏明确的方向。 -
业务复杂与报销繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，操作复杂，进一步加剧了财务数字化管理的难度。
合思方案：精准施策的数字化利剑
-
系统集成打破孤岛
合思首先为动力源实现了系统集成，打破了数据孤岛。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，让数据在不同系统之间顺畅流动，为差旅费用智能审批提供了坚实的数据基础。 -
无需报销重塑流程
合思的“无需报销”模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作，让差旅费用的审批和报销变得高效、便捷，实现了差旅费用智能审批的核心目标。 -
强大连接畅通数据
合思的系统连接能力十分强大。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让差旅费用智能审批更加智能化、自动化。
实施步骤：稳扎稳打的转型之路
-
系统对接开启征程
合思首先进行系统集成，将动力源现有的HR、BPM等系统与合思费控进行对接，实现数据同步。这一步是整个解决方案实施的基础，就像搭建高楼大厦的基石，为后续的功能实现和流程优化奠定了坚实的基础。 -
流程部署与员工培训
部署无需报销的解决方案，并对员工进行培训。让员工了解并适应新的商旅出行和报销流程，是确保方案顺利实施的关键。通过培训，员工能够更好地掌握新系统的操作方法，提高工作效率，为差旅费用智能审批的全面推行提供了人员保障。 -
持续优化确保成效
根据动力源的业务需求和反馈，合思不断对系统进行调整和完善。确保解决方案的有效性和适应性，就像为一艘航行的船只不断调整航向，以应对各种复杂的环境和挑战。通过持续优化，差旅费用智能审批系统能够更好地满足企业的实际需求，为企业带来更大的价值。
显著成果：数字化转型的丰硕回报
-
操作体验全面革新
多系统集成后，数据实现互通，操作体验得到全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这使得企业在人力和时间成本上都得到了显著降低，为企业的发展提供了更多的资源和空间。 -
员工体验大幅提升
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在工作中感受到了更多的便利和关怀。 -
财务工作高效合规
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，提高了财务工作的效率和质量。 -
管理决策实时精准
管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思，让我们携手共进，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思的解决方案，开启差旅费用智能审批的新时代。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
