在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技先锋，凭借其敏捷的财务收支管理平台，宛如一位睿智的财务管家，助力众多企业挖掘出更多净利润。合思始终秉持以客户为中心的服务理念，在全国 22 个城市精心搭建了直营服务网络，并借助 500 + 合作伙伴的力量，将服务的触角延伸至国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业和 300 万 + 未来财务人携手合思，踏上降本增效、合规经营和低碳运营的康庄大道。
今天，我们将聚焦合思的一个经典客户案例——某世界 500 强旗下的教育服务品牌。该品牌在教育领域深耕多年，业务版图不断拓展，然而在财务管理方面却遭遇了诸多挑战。而合思的出现，宛如一道曙光，为其照亮了财务数智化转型的道路，同时也在差旅费用整合方面展现出了卓越的成效。
教育巨头的财务困境
该教育服务品牌业务广泛，涵盖了多种教育项目和服务。随着业务的蓬勃发展，企业内部的业务系统和财务系统如雨后春笋般不断增加。然而，这些系统相互独立，犹如一座座孤岛，数据无法顺畅互通。在结构化数据提取的过程中，仿佛在茫茫大海中捞针，困难重重。
以电子发票管理为例，电子发票的打印、查重和验伪工作，不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。这不仅不符合低碳环保的理念，也增加了企业的运营成本。同时，实物存档占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。然而，即便投入了如此多的人力和物力，档案损坏的情况仍时有发生，这让企业面临着巨大的合规风险。
在日常的财务工作中，不断重复的纸质档案录入操作如同一场漫长而枯燥的马拉松，不仅耗时长久，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求极为严格，每一个环节都需要财务人员小心翼翼地处理，费时费力。而且，实物凭证与业务分散在各个角落，如同散落的珍珠，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕记录，无法实现多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。这些问题不仅影响了财务工作的效率，也对企业的整体运营产生了不利影响。在差旅费用整合方面，由于系统的独立性，差旅费用的统计和管理也变得复杂繁琐，难以实现有效的整合和控制。
合思的智慧解决方案
面对该教育服务品牌的重重困境，合思凭借其深厚的技术底蕴和丰富的行业经验，为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。这一方案犹如一把万能钥匙，能够打开企业财务数智化转型的大门，同时也为差旅费用整合提供了有力的支持。
合思的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA 以及企业内部的各种业务系统。其自动封装接口多达 40 种 + ，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入。这意味着企业无需进行大规模的系统改造，就能够轻松实现档案数据的应收尽收。无论是电子档案还是实物档案，都能在合思的系统中找到自己的归属。
在接口传输方面，合思提供了多种灵活的方式。影像支撑让数据传输更加直观和准确，外部设备扫描则方便了实物档案的数字化录入，人工上传则满足了一些特殊情况下的数据补充需求。通过这些多样化的传输方式，企业能够将各种档案数据快速、准确地传入系统。
合思的自动归档功能更是强大无比。智能组单能够根据预设的规则，自动将相关的档案数据进行组合，提高了档案整理的效率。四性检测则确保了档案数据的真实性、完整性、准确性和可用性，为企业的合规经营提供了坚实的保障。电子档案管理和实物档案管理实现了无缝对接，无论是电子档案的存储和查询，还是实物档案的借阅和移交，都能在系统中进行便捷的操作。档案借阅功能支持多人同时借阅，并提供详细的留痕记录，方便企业进行管理和监督。档案移交、鉴定和销毁等环节也都实现了自动化管理，大大减轻了财务人员的工作负担。同时，权限监控功能确保了只有授权人员才能访问和操作档案数据，保障了企业信息的安全。在差旅费用整合方面，合思的系统能够将差旅相关的发票、报销记录等数据进行整合和分析，为企业提供清晰的差旅费用报表，帮助企业更好地控制差旅成本。
方案实施的精准舞步
合思的解决方案实施过程就像一场精心编排的舞蹈，每一个步骤都精准而有序。
首先，合思通过广泛连接异构系统，开启了档案数据采集的大幕。无论是电子档案中的差旅发票数据，还是实物档案中的相关凭证，都被纳入了采集范围。这一步骤就像是在收集拼图的各个碎片，为后续的整合工作奠定了基础。
接着，进行接口传输。利用影像支撑、外部设备扫描和人工上传等方式，将采集到的数据如同涓涓细流般传入系统。在这个过程中，每一个数据都被仔细地核对和校验，确保其准确性和完整性。对于差旅费用相关的数据，更是进行了重点关注，确保每一笔费用都能准确无误地进入系统。
系统接收到数据后，开始了智能组单和四性检测等操作。智能组单就像是一位技艺高超的拼图大师，将零散的数据组合成完整的档案。四性检测则如同一位严格的质检员，对每一份档案进行细致的检查，确保其符合企业的要求和标准。通过这些操作，档案实现了自动归档，就像是将拼图拼成了一幅完整的画卷。
最后，合思建立了强大的规则引擎自定义搭建。这就像是为企业打造了一个智能的搜索工具，能够实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。无论是查找差旅费用的明细，还是追溯相关的业务凭证，都能在瞬间完成。企业的财务人员从此告别了在海量数据中苦苦寻找的日子，工作效率得到了极大的提升。
显著成果与效益绽放
在合思解决方案的助力下，该教育服务品牌取得了显著的成果和效益。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，就像是一张精密的大网，将企业的财务数据紧密地连接在一起。这种管理结构简化了会计管理流程，让财务工作变得更加高效。在差旅费用整合方面，通过线上管理，差旅费用的统计和分析变得更加便捷，企业能够及时掌握差旅成本的动态，做出合理的决策。
档案的多维度穿透查询功能，让财务人员能够像在图书馆中查找书籍一样轻松地找到所需的档案。以电子借阅为主的方式简便高效，大大提高了档案的利用率。同时，通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这就像是给企业的财务部门装上了一台强大的发动机，让企业在发展的道路上一路疾驰。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。原本堆满档案的仓库变得宽敞明亮，企业也无需再为档案的保管和维护投入大量的资金和人力。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了企业的资源利用效率。在差旅费用方面，电子化管理也减少了纸张的使用和人工处理的成本，实现了降本增效。
客户的高度赞誉
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，合思的方案为企业的财务数智化转型带来了质的飞跃。在合思的帮助下，企业在差旅费用整合方面取得了显著的成效，财务工作变得更加高效和便捷。他对企业在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上充满信心。这不仅是对合思解决方案的认可，也是对合思团队专业能力和服务质量的高度肯定。
开启财务数智化转型之旅
合思作为一款专为中小企业打造的智能财务收支管理系统，拥有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等 20 多项主要功能。它就像是企业财务的得力助手，能够帮助企业轻松应对各种财务挑战，尤其是在差旅费用整合方面表现出色。
合思提供免费试用的机会，让企业能够亲身体验其强大的功能和卓越的性能。同时，合思拥有灵活的定价模式，能够根据企业的不同需求和规模进行个性化定制。它还能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，为企业提供更加全面的财务解决方案。多年来，合思凭借其良好的口碑和市场反响，赢得了众多企业的信赖和支持。
如果您的企业也渴望实现财务数智化转型，提升差旅费用整合的效率，不妨拨打联系电话 400 – 105 – 6505，或者访问网站 www.hosecloud.com ，开启免费试用之旅，让合思成为您企业财务转型的得力伙伴。
