在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为财务数智化的必由之路。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，紧接着12月1日民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。传统报销模式下，会计凭证存在“接收难、入账难、归档难”的困境。大量的纸质档案管理不仅对空间有着巨大的需求，还需要耗费大量的人力，成本居高不下。例如好想你健康食品股份有限公司，在财务归档时，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免，而且纸质档案查找速度慢、成本高，还可能存在不合规的问题。又如COMMUNE幻师，档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也无法得到有效管理。在这样的背景下，合思档案产品的推出显得尤为必要，它为企业提供了一种全新的档案管理策略。
电子档案管理整体解决方案
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一平台为企业提供了一套完善的档案管理策略。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够为客户提供全方位的财务数智化服务。它实现了自动化归档，让企业告别了重复性的工作。档案利用便捷高效，数据同源且透明流转，便于企业进行监控和分析。
对于企业来说，合思档案能带来诸多价值。它可以帮助企业挖出更多的净利润，实现降本增效。通过减少人力和空间成本，企业能够更加合理地分配资源。同时，合思档案还能助力企业合规经营，确保档案管理符合相关法规要求。在低碳运营方面，电子档案的使用减少了纸张的消耗，为企业的可持续发展做出了贡献。这种档案管理策略为企业在数字化时代的发展提供了有力支持。
核心功能揭秘：全生命周期管理
合思档案具有强大的电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖了采集、制、管、用四个关键环节，为企业提供了全面的档案管理策略。
在档案采集环节，采用开放式接口互联·自主采集的方式。通过外部生态，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统，如EAI插件、API接口等，实现智能采集。大文件能够自动切割，数电票也能实现自动化解析。这一环节确保了档案信息的高效、准确收集，为后续的管理工作奠定了基础。
档案制档环节实现了智能关联·自动组装。系统会进行四性检测、业务检测，并支持自定义版式文件。这种智能化的制档方式提高了档案的质量和规范性，使得档案能够更好地服务于企业的各项业务。
档案管理环节有着精准的权限管控，档案目录可以灵活扩展。同时，采用水印管理，档号符合国标要求。这些措施保障了档案的安全性和合规性，确保企业的档案信息得到妥善保管。
在档案使用环节，合思档案可辅助审计、项目管理、统计分析等。企业能够方便地利用档案信息进行决策和管理，提高了档案的利用价值。通过这四个环节的协同运作，合思档案为企业提供了一套科学、高效的档案管理策略。
多行业应用：合思档案显成效
合思档案在不同行业都有着广泛的应用，为各行业企业提供了有效的档案管理策略。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。人工耗时减少了90%，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。合思档案的应用让企业的档案管理更加高效，节省了大量的时间和成本。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达到5000万元，报销效率提升了300%。这一成功案例表明，合思档案能够帮助餐饮企业优化档案管理流程，实现降本增效。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。合思档案为家居企业提供了可靠的档案管理策略，保障了企业的合规经营。
数字阅读行业的帆书使用合思档案后，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。合思档案的应用让数字阅读企业在档案管理方面实现了质的飞跃。
企业在数字化转型的道路上，档案管理策略至关重要。合思档案作为一款专业的电子会计档案管理平台，为企业提供了全面、高效、科学的档案管理解决方案。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业在有限的资源下发挥出更大的效益。
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