在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，企业在这场变革中却面临着诸多挑战。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，犹如一道道关卡，阻碍着企业财务数字化的进程。传统纸质档案管理更是问题重重。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。同时，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样遭遇了档案管理的难题。档案耗材、打印、存储成本居高不下，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也无法得到有效管理。云南菜品牌连锁经营企业也面临着类似的困境，纸质档案打印成本高，多地直营门店大量收款回单和财务凭证需要打印后归档；档案存储成本高，耗费大量的档案盒、档案柜等资源；电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险；纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
在这样的背景下，合思档案应运而生。合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务，实现了文档自动化管理。
破局之道：合思档案解决方案
合思档案致力于实现财务档案全生命周期管理，涵盖了采集、制、管、用四个关键环节，为企业的文档自动化管理提供了有力支持。
在采集环节，合思档案采用了智能采集方式。外部借助OCR识别、RPA技术等生态力量，内部通过EAI插件、API接口等系统，确保数据的准确高效采集。这种开放式接口互联、自主采集的方式，大文件自动切割、数电票自动化解析，让数据采集变得更加轻松。
预归档服务环节，集成服务、规则引擎、元数据服务等功能协同工作，为后续的档案管理奠定了坚实基础。
基础管理环节，合思档案提供了档案存储、检索、借阅、销毁等一系列功能。通过精准的权限管控、灵活扩展的档案目录、水印管理以及符合国标要求的档号设置，保障了档案的安全性和合规性。
档案服务环节，辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业提供了更深入的档案利用价值。
针对不同企业的业务痛点，合思档案提供了定制化解决方案。对于好想你健康食品股份有限公司，合思档案实现了打破壁垒、数据同源，一键联查，大大提升了工作效率。自动组装功能以档案数据为标准进行审计，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，方便查阅定位实物位置，实现了文档自动化管理。
为COMMUNE幻师上线的电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析，减少了50%的人力成本，提高了工作效率。深度分析档案数据，满足了内审需求，让文档管理更加智能化。
核心优势：解锁合思档案独特价值
合思档案具有诸多核心功能与优势，为企业的文档自动化管理带来了显著的价值提升。
便捷调阅不打印，混序归集免组装是合思档案的一大亮点。它实现了电子会计档案全生命周期管理，可提高工作效率，降低成本。企业无需再为打印大量纸质档案而烦恼，也无需花费大量时间进行档案的组装和整理。
档案采集环节的开放式接口互联、自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析，确保了数据的准确高效采集。无论是外部生态的数据接入，还是内部系统的数据传输，都能快速、准确地完成，为文档自动化管理提供了坚实的数据基础。
档案制档环节，智能关联、自动组装功能，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，保证了档案的规范性和完整性。企业无需担心档案的格式不规范、内容不完整等问题，合思档案会自动完成这些检测和处理工作。
档案管理环节的精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求，保障了档案的安全性和合规性。不同的用户可以根据权限访问相应的档案，避免了档案信息的泄露。同时，灵活扩展的档案目录可以满足企业不断变化的业务需求，水印管理和符合国标要求的档号设置，让档案管理更加规范。
行业典范：合思档案应用案例展示
合思档案在不同行业都有着出色的应用效果，为企业实现文档自动化管理提供了成功的范例。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。合思档案的应用让企业的财务档案管理更加高效、便捷，实现了文档自动化管理的目标。
在餐饮行业，COMMUNE幻师使用合思档案后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。通过合思档案的自动化归档和数据分析功能，企业不仅降低了成本，还提高了工作效率，提升了财务管理水平。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。合思档案的应用让企业的档案管理更加精准、高效，为企业的发展提供了有力支持。
在数字阅读行业，帆书使用合思档案后，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。合思档案的应用让企业的档案管理更加绿色、高效，实现了成本的大幅降低和工作效率的显著提升。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有着强大的实力和服务保障。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，众多企业的选择证明了合思的可靠性和价值。
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