合思在线档案系统：解锁企业财务档案管理新境界

在纸电混合的时代浪潮中，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。企业高管们头疼于纸质档案管理成本居高不下，不仅储存占地，而且档案数据零散，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷档案数据的汪洋大海，整理工作耗时费力，手动匹配和核对的过程枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后的报销流程中，也被留存和上交纸质票据的繁琐步骤搞得焦头烂额。

同时，企业还承受着高显性成本、高隐形成本和高合规风险的多重压力。纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜的存储空间需求，让企业的资金如流水般逝去；手工装册归档的重复性工作和粗糙的查询调阅条件，使得数据无法发挥应有的价值；而电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致的纸质档案损坏，更是让企业面临着合规风险。

在这样的背景下，合思在线档案系统应运而生，为企业的财务档案管理带来了全新的解决方案。

合思在线档案系统全景概览

合思在线档案系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它就像一个强大的连接器，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保各类档案应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案更是独具优势。它实现了便捷调阅不打印，避免了纸张的浪费和繁琐的打印流程；混序归集免组装，大大提高了档案整理的效率；电轨运行保证了线上一套电子数据的管理，使财务档案证据链完整，全面反映企业的经营业务，并且档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。

档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理的范围。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化，让企业能够高效管理各种类型的档案。

证据链完整性解决方案则借助可视化的规则引擎，提供多种组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，还能自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。

合思在线档案系统核心功能亮点

• 多源采集功能：数据获取的智能通道
  多源采集功能基于跨系统数据集成的要求，提供自动生成式Open API，实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷的手动数据补录方式。

• 智能制档功能：档案整理的智慧助手
  智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则的可视化配置。它能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理功能：精细管理的有力保障
  档案管理功能支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限。可以按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。同时，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用功能：数据利用的高效平台
  档案应用功能支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，提供档案借阅服务，借阅过程透明化，一键到期催还。

合思在线档案系统用户收益剖析

使用合思在线档案系统，企业能够获得显著的降本增效成果。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%，检索效率提升90%，确保管理合规性100%。

该系统还成为电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。让企业的数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。同时，实现资源重组，让前后端数据同源，流程全息贯通，提升企业的管理能效，实现企业效益最大化。

合思在线档案系统典型场景展示

• 企业高管：决策数智化的得力助手
  对于企业高管来说，合思在线档案系统可以沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘了财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，帮助企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 归档员/财务人员：工作效率的提升利器
  对于归档员和财务人员而言，合思在线档案系统提高了工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

• 外部审计人员：审计工作的便捷伙伴
  对于外部审计人员，合思在线档案系统让审计无需进入档案室，实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。

• 数电票场景：全流程闭环管理专家
  在数电票场景下，合思在线档案系统提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

合思在线档案系统客户成功案例

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思在线档案系统后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思在线档案系统的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思在线档案系统的单套制管理方案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案发挥了作用，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思在线档案系统的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，管理成效明显。以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前的政策推动和合规要求下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思在线档案系统能为企业提供全方位的财务档案管理解决方案，帮助企业解决财务档案管理的难题。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验合思在线档案系统的强大功能，不妨点击下方链接免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。