在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理具有特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业各个层面都被档案管理问题所困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、占地空间大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时的泥沼，手动逐一匹配核对确认等繁琐工作让他们苦不堪言。业务人员也对出差、招待后报销的纸质票据留存上交流程繁琐耗费时间感到头疼。同时，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，严重浪费企业资源；高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，导致内部协作滞后。在这样的背景下，合思档案应运而生，它就像一把精准的钥匙，为企业打开了高效财务档案管理的大门，其重要性和及时性不言而喻。
合思档案：数字化浪潮中的管理利器
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的明星产品，该公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币，实力雄厚。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业的文档自动化管理提供了全方位的解决方案。
它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。合思档案可实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案等功能模块，以及实物备查解决方案、数电票解决方案、共享调阅解决方案等。使用合思档案，企业能够有效解决内外交困的档案管理问题，实现70%的纸张成本节约、75%的整理成本节约、90%的检索效率提升以及100%的管理合规性保障。
核心功能：解锁文档自动化管理新密码
合思档案的核心产品/技术功能具有独特性和强大优势，是企业实现文档自动化管理的关键支撑。
– 多源采集：数据汇聚的智慧桥梁
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。这一功能就像一个智能的数据收集器，将企业各个角落的会计资料汇聚在一起，为后续的管理奠定坚实基础。
– 智能制档：高效整合的管理魔法
智能制档功能实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。同时，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。这就好比是一位神奇的魔法师，将零散的数据变成了有序的宝藏，让企业的财务信息更加清晰、有用。
– 双模式检测：数据安全的坚固防线
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这一功能就像一道坚固的防线，确保企业的财务数据安全可靠，让企业管理者无后顾之忧。
– 档案管理：精细管控的智能中枢
档案管理功能权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。这就如同一个智能中枢，对企业的档案进行精细管理，让每一份档案都能在合适的位置发挥最大的作用。
对比传统：凸显文档自动化管理优势
与传统档案管理方式相比，合思档案在文档自动化管理方面的优势十分明显。
传统档案管理存在高显性成本，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大。而合思档案能够实现70%的纸张成本节约，大大减少了存储空间需求，为企业节省了大量的资源和资金。传统档案管理的高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。合思档案则可实现自动归档，最大程度减少人工介入，且具备强大的检索功能，能将检索效率提升90%，让企业能够快速准确地获取所需信息。
传统档案管理还面临着高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏的情况时有发生。合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，具备有效的查验机制、防篡改等控制，为企业的财务数据安全保驾护航。在档案利用方面，传统档案管理存在诸多不便，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐。合思档案支持多维检索，满足多场景查询需求，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，还能实现一站式预览，穿透联查，告别数据割裂问题，让企业能够更加高效地利用档案资源。
应用案例：见证文档自动化管理成效
合思档案在不同企业中的实际应用效果显著，众多企业通过使用合思档案实现了文档自动化管理，提升了管理效率和经济效益。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本大幅降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理存在低效现状，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多弊端。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用等环节存在问题。合思档案提供数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
展望未来：携手合思开启文档自动化管理新征程
合思档案能够为企业解决档案管理的诸多难题，实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化，是企业数字化建设的必然选择。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有能力为企业提供优质的服务和持续的产品迭代。
随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断适应市场变化和企业需求，持续优化产品功能，为更多企业提供更高效、更合规的电子会计档案管理解决方案。众多客户的成功案例证明了合思档案的可靠性和有效性，期待更多企业加入，共同享受数字化转型带来的降本增效，实现会计档案价值的深度应用。如果您也想体验文档自动化管理带来的便捷与高效，不妨免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。
