合思档案：解锁企业财务档案管理新密码

在数字化浪潮席卷而来的今天，企业面临着诸多挑战，尤其是财务档案管理领域。档案管理政策与法规不断更新完善，对企业的档案管理工作提出了更高要求。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，信息化建设迫在眉睫。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业在财务档案管理方面面临着重重难题。对于企业高管来说，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金用于存储和维护，还占用了大量空间。而且，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这无疑影响了企业的决策效率和战略规划。

财务人员则深受档案数据量大、整理工作繁琐的困扰。他们需要手动逐一匹配核对确认大量档案数据，耗费大量时间和精力，工作枯燥且重复，效率低下。

业务人员在出差招待后的报销环节也面临着诸多问题。纸质票据流程繁琐，耗费时间长，影响了工作的正常开展。

传统档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙、数据不能有效利用；高合规风险则体现在电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等方面。

企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，只有这样，才能最终实现企业全面数字化。

合思档案：一站式解决方案应对行业痛点

合思档案敏锐地洞察到了企业在财务档案管理方面的痛点，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，全面满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

• 助力高管决策数智化
  对于CEO/高管而言，合思档案具有重要价值。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。在档案管理政策与法规日益严格的今天，合规管理至关重要。合思档案帮助企业遵守相关法规，避免违规风险。同时，通过对档案数据的深入分析，为企业决策提供有力支持，助力企业决策数智化。此外，合思档案还能降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 解放财务人员双手
  对于归档员/财务人员，合思档案能显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。在档案管理政策与法规的要求下，数据的准确性和可追溯性至关重要。合思档案确保了档案数据的质量，为财务工作提供了有力保障。

• 简化外部审计流程
  合思档案还为外部审计提供了便利。审计人员无需进入档案室，即可实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。这大大提高了审计效率，降低了审计成本。

合思档案核心功能：独具优势彰显价值

合思档案拥有一系列强大的核心功能，与其他产品相比，具有独特的优势。

• 多源采集功能：灵活高效的采数方案
  多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。在档案管理政策与法规的约束下，确保数据采集的完整性和准确性是关键。合思档案的多源采集功能为企业提供了灵活高效的解决方案。

• 智能制档功能：大幅减少人工匹配工作量
  智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这可减少90%人工匹配工作量，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，且关联任务执行进度可视化。智能制档功能不仅提高了工作效率，还保证了档案数据的准确性和一致性，符合档案管理政策与法规的要求。

• 专用格式版式文件功能：降低存储成本提升灵活性
  专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”。在档案管理政策与法规的指导下，合理降低存储成本、提高档案管理的灵活性是企业的重要需求。合思档案的专用格式版式文件功能满足了这一需求。

• “四性检测+业务检测”双模式检测方案：保障数据质量
  “四性检测+业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。在档案管理政策与法规的严格要求下，数据质量是企业档案管理的核心。合思档案的双模式检测方案为企业提供了可靠的保障。

合思档案应用案例：实际效果见证实力

合思档案在不同企业的应用场景中展现出了卓越的效果和价值。

• 大型企业：实现业财一体与降本增效
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少打印与邮寄。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，管理自动化使档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本。

• 集团型企业：推动标准化落地与低碳环保
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。该企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 企业：打破数据孤岛与全生命周期管理
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查等问题。还存在会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比显示，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）减少到22835元/年，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 教育集团：简化会计管理流程与提高效率
  某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张。存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致不同程度的损坏，企业面临风险。整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错。利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。该集团实现了以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，客户反馈良好，能帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解。赶快行动起来，选择合思档案，开启高效、合规、数字化的财务档案管理之旅，让企业在数字化浪潮中占据优势。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其卓越的功能和价值！