合思档案：开启合规性文档管理新时代

在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。按照规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。

因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。然而，在纸电混合时代，企业在纸质档案管理方面存在诸多痛点。

企业高管面临着纸质档案管理成本巨大的难题。不仅储存占地，而且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间。

同时，纸质档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间。高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据不能有效利用。而且，还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等。

尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题。

合思档案：全面档案管理专家

在企业为档案管理难题愁眉不展之时，合思档案应运而生。它是领先的单套制电子会计档案管理平台，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。它为企业解决了内外交困的档案管理问题，能够节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性，为企业的合规性文档管理提供了有力保障。

合思档案的应收尽收能力令人称赞，“四性检测”+“业务检测”满足了财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现了归档即合规。它打破了物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。同时，预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。

值得一提的是，合思档案具有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，并且在国家四部委官方试点中100%成功验收，其合规性和专业性得到了权威认可。

合思档案功能模块解析

• 多源采集：数据获取的智慧之匙
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。它预制了系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，为企业的合规性文档管理提供了全面的数据采集途径。

• 智能制档：数据整合的高效引擎
  在智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，大大提高了合规性文档管理的效率。

• 档案管理：灵活定制的管控体系
  合思档案的档案管理功能十分强大。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，为企业的合规性文档管理提供了灵活且安全的管控体系。

• 档案应用：便捷查询的实用利器
  档案应用功能方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，极大地方便了企业对合规性文档的查询和利用。

合思档案核心亮点聚焦

• 大数据解决方案：海量数据处理能手
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据可实现秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，为企业的合规性文档管理在大数据环境下提供了有力支持。

• 档案扩展解决方案：管理范围拓展先锋
  通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，合思档案帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，进一步完善了合规性文档管理的范围。

• 证据链完整性解决方案：合规保障的坚固防线
  合思档案的证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障了财务合规，为企业的合规性文档管理筑牢了防线。

• 数电票解决方案：数电票管理的得力助手
  为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，满足了数电票时代企业合规性文档管理的特殊需求。

合思档案为不同角色创造价值

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，推动企业在合规性文档管理方面迈向新台阶。

对于归档员/财务人员，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率，更好地履行合规性文档管理的职责。

对于外部审计人员，使用合思档案审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。可以一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高了审计工作中合规性文档管理的便利性。

从企业整体来看，合思档案能实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化，全面提升企业的合规性文档管理水平。

合思档案典型使用场景展示

• 报销业务场景：报销流程的档案保障
  在报销业务中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联匹配。通过规则引擎将发票、报销单、回单、凭证等进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并对证据链完整性进行检测，保障财务合规，为企业的报销业务合规性文档管理提供了有效支持。

• 数电票管理场景：数电票流程的自动化管理
  合思档案支持企业/员工通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等多渠道获取数电票，实现验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等端到端全流程自动化操作，满足数电票管理要求的特殊性，助力企业在数电票时代做好合规性文档管理。

• 实物档案管理场景：实物档案的创新管理模式
  在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等场景，为企业的实物档案合规性文档管理提供了新的思路。

• 档案调阅场景：多维度查询的便捷体验
  合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，如财务人员的多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询，业务人员的授权检索、授权借阅，审计人员的证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅，管理人员的统计报表、图表展示等，提升了企业在档案调阅环节的合规性文档管理体验。

合思档案成功案例分享

年单据量2.6亿的企业曾面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次等，充分展示了合思档案在大规模合规性文档管理中的优势。

共享中心统建的集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为集团型企业的合规性文档管理提供了成功范例。

多系统数据互联企业档案管理低效，存在档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不规范等痛点。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案取得了良好成效，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，体现了合思档案在多系统环境下合规性文档管理的价值。

中国最大的K12民办教育集团之一在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业的合规性文档管理提供了有效解决方案。

合思档案市场定位与优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

合思档案具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。它是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理满足国家相关政策对档案全生命周期管理闭环的要求，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，在电子会计档案管理领域保持着领先地位和差异化优势，为企业的合规性文档管理提供了可靠保障。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，都需要专业的电子会计档案管理平台。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案拥有专业的研发和服务团队，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质的服务和技术支持。

如果您的企业也想提升合规性文档管理水平，实现数字化转型，不妨选择合思档案。现在您可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码等方式联系合思，还能免费试用合思档案，开启电子会计档案管理的数字化之旅。