在当今纸电混合的时代，企业在档案管理方面遭遇了诸多痛点与挑战。企业高管被传统纸质档案管理的巨大成本和有限的数据分析能力所困扰，纸质档案不仅花费巨大、占地储存，而且数据分散难以汇总分析。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作既耗时又枯燥，手动匹配和核对确认的流程繁琐至极。业务人员在报销时，纸质票据的留存和上交过程也极为复杂，耗费大量时间。
与此同时，2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理面临新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如耗材和存储空间的费用，还存在高隐形成本，如手工装册和查询调阅的低效率，以及高合规风险，如电子文件管理不善和纸质档案损坏等问题。此外，企业在数字化进程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节仍存在诸多不足，无法保证档案原生性和管理合规性，影响了企业的全面数字化进程。
面对这些难题，合思智慧档案解决方案应运而生。
合思智慧档案：科技赋能的档案管理利器
合思智慧档案是北京合思信息技术有限公司旗下的领先单套制电子会计档案管理平台。该公司自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，累计融资超15亿元人民币。
合思智慧档案基于广泛连接的生态，为企业提供涵盖商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，助力企业实现业财融合，释放员工的创造力。其核心功能丰富多样，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案等多个功能模块，以及大数据、档案扩展、费控、业务、数电票、实物备查等多种解决方案。
合思智慧档案实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，业务流转覆盖财务入账、档案采集、制档、管理、利用等环节。它支持便捷调阅，无需打印，混序归集，无需组装，为企业解决了档案管理的内外交困问题。
合思使命愿景：助力企业数智化转型新征程
合思智慧档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的深度融合。它旨在与企业携手，碰撞出协作的价值，助力企业实现数智化转型，这不仅是工具和组织的变革，更是思维方式的革新。
合思智慧档案致力于沉淀企业数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为企业打响数字化转型的决胜之战。以降本增效为目标，它借助数字化手段节约企业档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业绿色低碳运营，实现会计档案价值的深度应用。
合思智慧档案始终坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型。
合思模块功能：全方位满足档案管理需求
- 多源采集：数据汇聚的智慧通道
合思智慧档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。同时，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还提供多种便捷手动数据补录方式。 - 智能制档：数据整合的智能引擎
通过规则引擎，合思智慧档案实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。它还具备字段映射功能，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。 - 档案管理：精细管控的安全堡垒
在档案管理方面，合思智慧档案的权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键，拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。 - 档案应用：高效利用的便捷窗口
合思智慧档案的档案应用功能强大。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览实现穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。同时，它提供可视化盘点档案数据和档案借阅服务，借阅过程透明化，一键到期催还。
合思功能亮点：创新驱动的档案管理特色
- 双模式检测：数据安全的坚实防线
合思智慧档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。 - 大数据处理：海量数据的高效驾驭
合思智慧档案的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据秒级查询。它能支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等方式进行数据提取，采用元数据级检索实现海量数据快速查询，具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，提供档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等多种下载方式。 - 档案扩展：管理范围的灵活拓展
合思智慧档案的档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。涵盖档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等财务档案全生命周期管理。 - 数电票处理：全流程闭环的高效管理
合思智慧档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。包括从企业/员工的税务数字账户、电子邮箱、二维码等渠道获取，以及手工下载pdf/fod后自动匹配、验证解析、验真查重、自动下载xml文件等环节，在业务环节完成上传、业务流转、回写业务信息等操作，最终实现财务入账和档案归档。
合思产品优势：降本增效合规的理想之选
- 显著降本增效
合思智慧档案能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率。例如，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，实现档案不打印，彻底告别传统手工归档，帮助企业更有效地控制成本。 - 合规管理保障
合思智慧档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理有法可依，满足《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等政策中关于电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力、电子会计档案全面无纸化、关注档案全生命周期管理闭环等要求。通过“四性检测 + 业务检测”双模检测实现归档即合规，保障财务档案管理的合规性。 - 广泛连接迭代
合思智慧档案具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现100%自动归档。还具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对政策和业务变化。 - 数据价值挖掘
作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思智慧档案补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，实现企业资源重组，提升管理能效，实现企业效益最大化。
合思目标用户：精准适配不同场景需求
- CEO/高管
CEO/高管关注企业整体运营和决策，合思智慧档案可帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，通过数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业绿色低碳运营。 - 归档员/财务
归档员/财务日常工作涉及大量档案整理和管理，合思智慧档案能提高他们的工作效率，告别重复低价值工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。 - 外部审计
外部审计在工作中需要获取企业档案数据，合思智慧档案支持审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，提供一键查询借阅功能，权限一键下放/回收，使财务无需与审计重复沟通补充审计资料。 - 不同规模和行业的企业
无论是事业单位及院校、央企，还是行业领军企业、国家试点企业等，在档案管理方面都面临各种挑战。合思智慧档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，如解决纸电混合管理难题、档案管理流程复杂、数据未有效整理利用等问题。
合思成功案例：实践验证的卓越成效
- 年单据量2.6亿企业案例
该企业存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思智慧档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。 - 共享中心统建集团型企业案例
该企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题突出。合思智慧档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。 - 海亮教育
作为世界500强企业，海亮教育在使用合思智慧档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，朝着财务无纸化目标迈进。 - 徐福记
2023年中国500最具价值品牌徐福记，多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思智慧档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。
在当前经济环境下，政策推动、合规要求以及企业降本增效的需求日益迫切，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思智慧档案凭借其全面的功能、创新的解决方案和显著的优势，能够有效解决企业在档案管理中面临的各类痛点，无论是传统纸质档案管理的高成本、低效率问题，还是数电票时代的合规管理挑战，都能提供针对性的解决办法。众多成功案例和客户的高度评价，充分证明了合思智慧档案的实际效果和价值，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和数字化转型，提升企业的核心竞争力。
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