在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型之路上有着独特的探索与实践。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源公司规模庞大，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心，员工约2400人，拥有8家子公司，全国30 + 个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之旅。先后自建费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发报销系统。然而，尽管付出了诸多努力，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的数字化转型效果存在较大差距。此时，一款高效的在线财务软件成为动力源亟待解决财务难题的关键。
痛点剖析：传统财务模式的困境
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操作繁琐合规难
动力源在财务数字化方面面临着多系统操作体验差、手工录入合规难的问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅浪费时间，还容易出现操作失误。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也都依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。在线财务软件的出现，有望解决这些繁琐的操作问题，提高财务工作的合规性。 -
系统割裂信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整和决策。系统的割裂和数据的分散，让动力源的财务数字化转型陷入了困境。而在线财务软件可以打破数据孤岛，实现数据的实时共享和联动，为企业的财务管理提供有力支持。 -
业务复杂稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的业务模式和报销方式，给财务工作带来了巨大的挑战。在线财务软件可以针对不同的业务场景和报销模式，提供个性化的解决方案，简化稽核流程。 -
流程繁复统一困难
公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种繁琐的流程不仅降低了工作效率，还增加了管理成本。在线财务软件可以实现业务流程的标准化和自动化，提高工作效率和管理水平。
解决方案：合思在线财务软件的智慧赋能
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系统集成打破孤岛
合思为动力源提供的在线财务软件，在系统集成方面发挥了重要作用。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，打破了数据孤岛，员工无需在多个系统间切换操作，告别了多系统繁复操作的困扰。在线财务软件让数据在不同系统间自由流动，提高了工作效率和数据的准确性。 -
无需报销提升体验
合思在线财务软件的无需报销模式是一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，大大减轻了财务人员的工作压力，提高了报销效率。同时，该系统连接能力强，Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在线财务软件为动力源的财务管理带来了全新的体验。
实施步骤：稳步推进数字化转型
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系统对接精准同步
首先，合思安排专业技术人员进行系统集成的对接工作。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思在线财务软件进行数据同步，确保基础信息和业务数据的准确传输。这一步骤是整个解决方案实施的基础，只有保证数据的准确同步，才能实现后续的各项功能。专业技术人员通过先进的技术手段和严格的测试流程，确保了系统对接的稳定性和可靠性。 -
员工培训熟悉流程
为了让动力源员工尽快适应新的在线财务软件和无需报销模式，合思为员工进行了详细的培训。培训内容包括因公消费免垫资、免开票的流程，以及消费受申请单和差标管控的规则。通过培训，员工熟悉了新的操作方式，提高了使用在线财务软件的能力。培训采用了线上线下相结合的方式，确保员工能够随时随地学习和掌握相关知识。 -
技术开发保障连接
针对系统连接能力方面，合思的开发人员运用Open API和自定义流程引擎技术，实现了与第三方系统的标准化对接。这保障了业务数据的跨系统同步和待审批信息的自动同步。开发人员不断优化技术方案，提高系统的稳定性和兼容性，确保在线财务软件能够与动力源的现有系统无缝对接。 -
持续监测优化升级
合思持续对系统运行情况进行监测和优化，及时解决实施过程中出现的问题。通过实时监测系统的性能指标和用户反馈，合思能够及时发现潜在的问题，并采取相应的措施进行优化。同时，根据动力源的业务发展和需求变化，合思还会对在线财务软件进行升级，确保其始终能够满足企业的财务管理需求。
成果呈现：数字化转型成效显著
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操作体验全面革新
多系统集成后，数据实现了互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。在线财务软件让财务工作变得更加高效、便捷，为企业节省了大量的时间和成本。 -
员工体验大幅提升
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了实实在在的便利。在线财务软件不仅提高了员工的工作效率，还提升了员工的满意度。 -
财务工作轻松高效
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，可以将更多的时间投入到财务分析和决策支持工作中。在线财务软件让财务工作变得更加轻松、高效。 -
管理决策实时精准
管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。通过在线财务软件，管理者可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在线财务软件为企业的管理决策提供了有力支持。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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