在企业数字化转型的浪潮中，财务数字化成为众多企业提升管理效率、降低成本的关键举措。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的佼佼者，在这一领域的探索与实践颇具代表性。成立于1995年的动力源，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务广泛涉及数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品更是在国家重点建设项目中得到广泛应用。2022年3月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。就是这样一家实力强劲的企业，也在财务数字化转型的道路上遇到了诸多难题，而合思提供的线上报销系统及财务数字化解决方案，为其带来了全新的转机。
动力源业务困境：数字化转型的“荆棘之路”
动力源早在2011年就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，并积极付诸行动，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的精力和资源，但整体流程依旧复杂，系统之间的壁垒如同难以跨越的鸿沟，实际效果与预期目标相去甚远。
多系统操作的体验之差，让员工和财务人员苦不堪言。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，就像在迷宫中寻找出路，浪费了大量的时间和精力。而财务人员在处理报销数据时，只能依靠手工录入，发票的验真、查重也都需要人工操作，这些基础性工作占据了他们大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，更是让动力源的财务管理陷入了困境。同一个报销信息在多个系统中分别管理，就像一个个信息孤岛，无法实现及时的联动。这不仅导致财务制度难以有效落地，数据报表也只能依赖手工统计，管理者无法实时掌握准确的数据信息，从而影响了企业的决策效率和准确性。
此外，动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。
合思解决方案：线上报销系统的“破局之策”
面对动力源的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套完善的财务数字化解决方案，其中线上报销系统发挥了核心作用。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构等数据与合思费控系统进行了同步。同时，还将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控系统实现了对接，使得订单支出成本能够实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，实现了数据的互联互通，为企业的财务管理提供了更加准确、及时的信息支持。
合思的线上报销系统实现了无需报销的创新模式。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合企业的规定。财务人员可以统一进行对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细会自动绑定，凭证也会自动生成，最后一键即可完成归档。这种模式不仅大大简化了报销流程，提高了报销效率，还降低了财务风险，确保了企业财务管理的合规性。
合思的线上报销系统具有强大的系统连接能力。采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。待审批信息会自动同步到各部门负责人的系统中，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率。
方案实施步骤：步步为营构建数字化财务体系
合思与动力源的财务数字化合作始于2021年，双方逐步推进系统集成和产品应用，为动力源构建了一套全新的数字化财务体系。
首先，合思团队对动力源的现有系统进行了全面的调研和分析，确定了系统数据对接和同步的方案。经过精心的部署和调试，成功实现了HR系统、BPM系统与合思费控系统的无缝对接和数据同步。这一步骤为后续的业务流程优化和效率提升奠定了坚实的基础。
接着，为了让员工能够熟练使用新的线上报销系统和业务流程，合思为动力源组织了一系列的培训活动。培训内容涵盖了系统的操作方法、无需报销模式的流程以及相关的财务规定等。通过培训，员工们对新系统和新流程有了更深入的了解，能够更加熟练地进行操作，为系统的顺利推广和应用提供了有力的保障。
在系统上线运行后，合思并没有停止优化的脚步。根据动力源的实际业务需求和员工的反馈意见，合思持续对系统功能和流程进行调整和完善。不断优化系统的性能，提升用户体验，确保系统能够更好地满足动力源的业务发展需求。
转型显著成效：线上报销系统带来的“红利”
经过一段时间的实施和应用，合思的线上报销系统为动力源带来了显著的成果和效益。
多系统集成和数据互通，让动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。员工再也不用在各个系统之间奔波，报销变得更加便捷高效。
会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入和审核工作中解放出来，有更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等更有价值的工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时可以通过多渠道同屏比对，选择最优的消费方案，而且全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松愉快。
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了大量的时间和精力，可以将更多的资源投入到企业的战略规划和财务管理中。
动力源高度评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的服务给予了高度评价：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
众多像动力源这样的企业，通过合思的财务数字化解决方案和线上报销系统，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思，让有限的资源发挥出更大的价值。现在就可以免费试用合思的线上报销系统，开启企业财务数字化转型的新篇章。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
