在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在1995年便已成立，更是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品在国家重点建设项目中广泛应用，并于2022年入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型的道路上也曾遭遇诸多难题。而北京合思信息技术有限公司，一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成功助力动力源解决了财务数字化难题，大幅提升了财务管理效率。今天，就让我们以动力源为例，深入了解线上报销系统在企业财务数字化转型中的重要作用。
动力源：财务转型困境重重
动力源自2011年起就积极开启了财务数字化转型和业财融合的征程。公司先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统，本以为能够借此实现高效的财务管理。然而，现实却给了他们沉重的一击。多个系统之间流程复杂，犹如一座壁垒森严的城堡，系统与系统之间难以实现有效沟通和协作，这与他们当初的预期相差甚远。
员工在进行报销操作时，体验极差。申请单需要员工在各个系统之间频繁切换提交，就像在迷宫中寻找出路一样艰难。报销数据需要财务人员手工录入，发票的验真、查重等工作也只能依靠手工进行。这不仅效率低下，而且假票、错票、重票的情况也难以避免。差标核对等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。
系统的割裂还导致了数据的分散和信息的滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标等管理工作分散在多个系统中，无法及时联动。这使得财务制度难以落地实施，数据报表也只能依赖手工统计。管理者无法实时掌握准确的数据信息，就像在黑暗中摸索前行，难以做出科学的决策。
动力源的业务覆盖面广泛，报销模式也极为复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这就导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型的费用支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。在这样的困境下，动力源急需一套高效的线上报销系统来打破僵局。
合思方案：精准出击破难题
合思信息技术有限公司针对动力源的困境，制定了一套专业且具有针对性的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了各个系统之间的壁垒，让数据能够在不同系统之间自由流通，为财务管理提供了更准确、更及时的数据支持。
合思的线上报销系统推出了无需报销的模式，这一模式堪称革命性的创新。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定，真正实现了消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细会自动绑定，凭证也会自动生成，最后一键即可完成归档。这一系列的自动化操作，大大减轻了财务人员的工作负担，提高了工作效率。
合思的线上报销系统还具备强大的系统连接能力。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，系统支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。待审批信息会自动同步到各部门负责人，业务数据能够跨系统同步应用，极大地加快了业务处理和数据统计的效率。
有序推进：项目实施稳扎稳打
合思与动力源展开财务数字化合作后，项目的推进有条不紊。项目经理周晓培在疫情影响的大环境下，始终坚守在项目现场。他与动力源的关键用户朝夕相处，共同克服了项目中遇到的重重困难。
项目历经了多个重要阶段，包括项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维等。在双方高层领导的高度重视下，以及项目组成员的共同努力下，项目于2021年5月1日实现了7家公司的成功上线。每一个阶段的顺利推进，都离不开合思团队的专业精神和动力源团队的积极配合，为线上报销系统的成功应用奠定了坚实的基础。
显著成效：财务转型硕果累累
合思的线上报销系统在动力源实施后，取得了显著的成果和效益。
多系统集成使得数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的漫长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了企业的运营效率，还为企业节省了大量的成本。
对于员工来说，申请单信息能够自动赋值，系统还提供聚合消费和同屏比价功能。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时，可以通过多渠道进行同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松愉快。
财务人员也从繁琐的基础工作中解脱出来。审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。
在管理层面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业的经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
高度评价：动力源盛赞合思方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的线上报销系统给予了高度评价。他表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”陈华林的评价充分体现了动力源对合思线上报销系统的认可和信赖。
行动号召：携手合思开启转型之旅
合思作为一家专业的财务数智化科技公司，拥有丰富的经验和强大的技术实力。通过线上报销系统，已帮助众多像动力源这样的企业解决了财务难题，提升了财务管理效率。如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思。我们将携手共进，利用先进的线上报销系统，实现企业的降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。现在，您可以免费试用我们的线上报销系统，亲身体验它为企业带来的改变！
