在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。随着数电票试点的推进以及电子凭证会计数据标准的发布，电子凭证全流程无纸化时代的大幕已然拉开。这一变革不仅是贯彻落实党中央关于数字中国建设决策部署的重要举措，更标志着会计管理模式正经历着全面而深刻的变革，有望实现经济效益与环境效益的双赢。
然而，企业在电子凭证应用的道路上并非一帆风顺。调研显示，许多企业员工、高管以及财务工作人员对电子凭证相关政策的认知存在明显不足。部分企业尚未充分意识到电子凭证数字化转型的紧迫性，依旧在会计凭证存储方面潜藏着合规风险。电子凭证类型繁多、格式杂乱，不同部门之间协同困难，且凭证易丢失等问题，犹如一道道数字鸿沟，严重阻碍了企业会计数字化转型的进程。同时，电子凭证数字化转型面临着多样性和复杂性的挑战，缺少统一的综合服务平台，涉及多个政府部门协同困难等问题也亟待解决。在这样的背景下，合思凭借其专业的解决方案，为企业在电子凭证数字化转型的征程中指明了方向。
国民零食巨头的财务困境
有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，它的年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。然而，辉煌背后却隐藏着诸多财务挑战。
该企业的管理流程横跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，却要满足核算精细化管理的高要求，财务人员不得不将数据在Excel中进行二次整理，人工记账的方式不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。
在差旅管理方面，事前事中管控脱节，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。这些问题严重制约了企业的发展，急需一套高效的解决方案来破解困境。
合思定制化报销系统优化方案
合思深入了解该零食品牌的痛点后，为其量身定制了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工可以通过差旅申请、业务审批后，在合思商城进行订购，也可以选择TMC订购。合思商城会提供对账单，TMC也有相应的对账单，为后续的财务核算提供清晰的依据。
在财务核算和记账方面，合思搭建了对账结算中心。这里可以实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，也支持线下统一开票、线下结算、手工记账等多种方式，满足企业多样化的需求。
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。该方案具有诸多显著特点，便捷申请让员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印【合思费控】；同屏比价可实现统一开票、自动拆分对账、记账去人工化【合思商城】；多源采集则能智能制档、实现实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理【合思档案】。
报销系统优化带来的显著成效
合思的解决方案为该零食品牌带来了显著的成果。在差旅费用控制方面，年度节约了200万+的差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升了60%。
在业财连接方面，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在数据采集与校验方面，合思打通了12个系统完成数据采集，自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立了档案证据链。
在管理模式上，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化的装订流程大幅降低了成本。凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。
合思解决方案优势与未来展望
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。该平台提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
电子凭证数字化转型的目标是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化，这有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益的共赢。数电票作为未来推进企业电子凭证数字化转型的重要推动力，必然会推动无需报销迈向L5级，实现全场景、全链路的智能化无需报销。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业应积极拥抱变革，选择合思的解决方案。如果您的企业也渴望进行报销系统优化，不妨立即联系合思（电话：400 – 105 – 6505；网站：www.hosecloud.com），还可以免费试用，开启财务数字化转型之旅，让企业在数字化时代的竞争中脱颖而出。
