在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细化的财务管理。以好想你健康食品股份有限公司为例，这家成立于1992年、2011年在深交所中小板上市的红枣行业领军企业，在财务档案管理方面曾面临诸多挑战。而合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其创新的电子会计档案管理平台——合思档案，成功助力好想你解决了财务档案管理难题，实现了降本增效，同时也优化了企业报销流程。
好想你：业务背景与档案管理痛点
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庞大业务下的档案管理现状
好想你健康食品股份有限公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工，在全国设有400多家门店、18家归档主体，零售网点更是多达2W +，每年产生的凭证数达3.6W +。在如此庞大的业务规模下，企业的财务归档工作异常复杂。传统的财务归档方式需要财务人员花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找极为困难，这严重影响了企业报销流程的效率。 -
四大痛点制约发展
- 归档难题：在企业报销流程中，财务归档时花费大量时间确认单据等的一致性，且档案遗失情况难以避免，这不仅增加了财务人员的工作负担，还可能导致财务数据的不准确。
- 查找缓慢：纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当企业需要查询相关财务档案时，往往需要耗费大量的时间和人力，影响了企业报销流程的审批速度。
- 成本高昂：大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大。企业需要专门的档案室来存放纸质档案，同时还需要安排专人进行档案的整理和保管，这无疑增加了企业的运营成本。
- 合规风险：纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。在企业报销流程中，财务数据的合规性至关重要，一旦出现数据安全问题，可能会给企业带来严重的法律风险。
合思：量身定制的解决方案
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打破壁垒数据同源
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在企业报销流程中，为财务人员提供了便捷的利用方式，通过一键联查功能，财务人员可以快速准确地获取相关的财务信息，有效提升了工作效率。例如，当财务人员在审核报销凭证时，可以通过一键联查功能，快速查看相关的发票、单据和回单等信息，确保报销信息的真实性和准确性。 -
自动组装审计便捷
合思档案实现了自动组装功能，在企业报销流程的审计环节，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过合思档案平台快速获取相关的财务数据，进行精准审计，减少了审计时间和成本。 -
实物高效管理
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物的高效匹配。在企业报销流程中，查阅者只需查询电子档案即可定位实物档案的位置。例如，当员工需要查阅某份报销凭证的纸质档案时，只需在合思档案平台上输入相关信息，即可快速找到该纸质档案的存放位置，大大提高了档案查阅的效率。
解决方案的成果与效益
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时间成本大幅降低
合思档案的实施，为好想你在企业报销流程中带来了显著的时间成本降低。通过优化财务档案管理流程，减少了90%的人工耗时。在总部接收环节，管理耗时减少了80%；在借阅管理环节，管理耗时减少了67%。这使得财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了企业的整体运营效率。 -
综合成本显著减少
预计通过使用合思档案，好想你每年可减少综合成本20万元。这主要体现在减少了纸质档案的管理成本，包括档案室的租赁费用、档案管理人员的工资等。同时，也降低了因档案遗失、查找困难等问题带来的潜在成本，为企业的可持续发展提供了有力支持。
携手合思开启财务数智化新征程
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，在企业报销流程等财务管理方面实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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