在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理水平直接影响着其核心竞争力。赛傲生物作为一家成立于2010年，总部位于上海的创新型细胞生物制药企业，一直专注于细胞药物研发和生产、细胞医疗技术研发及转化、细胞制备及存储服务等领域。公司发展态势良好，在上海、北京、广州、重庆、徐州、杭州等地设立了符合GMP标准的细胞制备中心和细胞组织库，并于2021年7月入选上海市专精特新企业。
然而，在快速发展的过程中，赛傲生物在财务费用管控方面逐渐暴露出一些问题。此前，公司的采购、支付、报销等环节相互独立，尤其是提报申请仍停留在手工填制纸质单据阶段，且模板单一。尽管部分过程采用了一些系统来提升审批与财务管理效率，但由于流程割裂，费用管控难度大、财务风险较高。特别是在报销审批管理方面，问题尤为突出。员工差旅作为高频使用场景，仍采用纸质单据填报申请，不仅审批流程较长，而且预算超标情况时有发生；行政部门物品采购虽然采用了一定的审批方式，但由于审核流程不规范、人员变动更新不及时等，采购进度被延迟，这都给报销审批管理带来了极大的困扰。
报销审批管理痛点凸显：转型需求迫切
赛傲生物在费用管控方面存在的诸多痛点，让其对财务数字化转型的需求变得十分迫切。
– 流程混乱难统一
在报销审批管理中，员工差旅和行政部门物品采购的流程混乱。员工差旅采用纸质单据填报申请，这使得审批流程变得冗长，往往一个简单的差旅报销需要经过多个环节，耗费大量时间。而且，由于缺乏有效的预算管控机制，预算超标情况时有发生。行政部门物品采购方面，审核流程不规范，人员变动更新不及时，导致采购进度延迟，进一步影响了报销审批管理的效率。
– 粗放管理难核算
由于审批工具的局限性，员工提报申请单模板较为单一。行政类采购申请、业务类申请、往来借款、备用金等不同部门、不同类型的提报管理颗粒度低。所有单据汇集到财务部门后，溯源、审核和归类工作难度较大。财务人员在进行报销审批管理时，很难快速准确地对各类费用进行核算，这不仅增加了工作难度，也降低了工作效率。
– 财务基础工作量大
财务部门人均要处理500 + 张单据，报销会计需要逐张、手工制作凭证，大量工作时间都陷入到事务性工作中。同时，依赖手工统计数据报表，不仅工作量大，而且信息严重滞后，对业务侧很难提供及时的决策依据。在报销审批管理过程中，这种情况使得财务部门无法及时对费用进行有效的管控和分析，影响了企业的整体财务管理水平。
合思解决方案：精准靶向报销审批管理难题
面对赛傲生物在报销审批管理方面的诸多痛点，合思为其提供了针对性的解决方案。
– 项目管理信息整合
项目管理过程主要分为立项过程、计划过程、执行/监控过程和结项过程。为了保证项目信息完整性，在立项申请过程中，合思关联项目合同、客商信息、立项报告、项目预算、总金额等相关键信息，同时自动生成项目台账。任何涉及项目主计划内容变更，结合项目变更管理提交申请，并调整项目台账的基础信息。这一举措使得项目信息更加清晰、完整，为报销审批管理提供了准确的依据。
– 费用执行自动管控
日常项目费用执行情况由项目方关联方直接发起申请，匹配到对应的项目预算包，并做自动管控。同时会把执行过程记录在项目的费用台账，直接跟踪项目费用的进度。在报销审批管理中，这种自动管控机制能够有效避免预算超标情况的发生，提高了费用管控的效率和准确性。
– 项目增值分析与资源量化
结合项目管理系统里时间计划、需求计划，实现项目增值分析。对于资源的投入成本，可单独在日报里进行人/天统计，自动计入项目台账，保证资源的可量化统计。这有助于企业在报销审批管理过程中，更加合理地分配资源，提高资源的利用效率。
专业服务推进：实施步骤有条不紊
2021年9月，赛傲生物与合思展开财务数字化合作，仅3个月时间就完成了上线。在实施过程中，合思展现出了专业的服务和高效的推进方式。
– 搭建项目台账
合思根据赛傲生物的业务特点和需求，搭建项目台账，关联项目相关信息，确保项目信息的完整性和可追溯性。在报销审批管理中，完整的项目台账能够为财务人员提供准确的参考，使得审批过程更加顺畅。
– 费用申请匹配与管控
在日常费用管控中，合思将费用申请与预算包进行匹配，实现自动管控，并记录执行过程，方便跟踪项目费用进度。这种方式有效地解决了赛傲生物在报销审批管理中预算超标和流程混乱的问题。
显著成果效益：报销审批管理焕然一新
赛傲生物在应用合思解决方案后，在报销审批管理方面取得了显著的成果与效益。
– 报销周期大幅缩减
员工报销周期大幅缩减至1周以内，财务核算效率提升90%。这使得员工能够更快地获得报销款项，提高了员工的满意度。同时，财务核算效率的提升也使得财务部门能够更加及时地对费用进行核算和分析，为企业的决策提供有力支持。
– 多端报销便捷高效
采用移动 + PC多端报销的形式，员工随时随地都能发起报销申请。审批流转路径清晰显示可视，不同审批节点人员配置随着OA变动自动调整，付款进度实时掌控。这种便捷的报销方式提高了报销审批管理的效率，减少了人工干预带来的偏差。
– 细化费用管理颗粒度
根据生产经营管理特征，将日常申请单拆分，如用车申请、设备购置申请、物料借阅、礼品申请、差旅申请等19类费用类型；个人业务与对企业务报分费用类型，如日常费用报销单、差旅报销单、付款申请（先票后款）及预付款申请（先款后票）等。这使得费用管理更加精细化，提高了报销审批管理的准确性。
– 重塑采购流程
申请、采购、付款等流程全部关联，每个申请单可追溯付款的进度、历史支付记录。根据业务需要与内部流程规范，从数据层设置角色信息、权限、审批节点，隐藏或者突出子报数字段信息。建立采购管理、台账管理，对供应商、合同、预算、发票等信息数据统一线上管理。采购完成后，所有对公支付事项统一开票结算，一键导入财务核算系统，自动制证。这一系列举措使得采购流程更加高效协同，进一步提升了报销审批管理的水平。
客户评价与行动号召
赛傲生物对合思的解决方案给予了高度评价。企业认为，财务管理要合规和高效，就必须先让流程更加透明、规范，尽可能减少人工干预带来的偏差，再是依赖系统的专业性、及时性与稳定性。在对比不同费控厂商的产品后，合思费控无需报销解决方案更符合赛傲生物现阶段核心诉求。一是，“费控 + 商城”一体化应用流畅度更高；二是，公有云模式部署更敏捷、更安全。从项目接洽到上线交付仅用了三个多月时间，赛傲生物在费用审批、采购管理、差旅订购等方面都得到较大提升，员工、财务及管理层都能切实感受到数字化带来的便捷与高效。
如果您的企业也面临着报销审批管理等财务费用管控难题，不妨选择合思的财务数字化解决方案。现在，您可以免费试用合思的解决方案，让您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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