在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业会计档案管理领域的必然趋势。自2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票以来，我国电子凭证改革正式驶入快车道。这一举措意味着电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，在这场转型的背后，企业在会计成本管理方面面临着诸多痛点。传统纸质档案管理模式下，企业犹如陷入了一个复杂的迷宫。以好想你健康食品股份有限公司为例，其在档案管理中面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。每到归档时期，大量的纸质文件堆积如山，工作人员需要花费大量的时间和精力进行整理和归档，不仅效率低下，还容易出现错误。而在查找档案时，更是如同大海捞针，耗费大量的人力和时间成本。此外，纸质档案的存储需要占用大量的空间，同时还需要投入一定的保管费用，这无疑增加了企业的会计成本管理负担。
同样，COMMUNE幻师也面临着类似的困境。成本高、效率低、合规难等问题成为了企业发展的绊脚石。纸质档案的打印、存储和管理成本居高不下，而繁琐的手工操作流程使得工作效率极其低下。在合规方面，由于纸质档案容易出现丢失、损坏等情况，企业很难保证档案的完整性和准确性，从而面临着一定的合规风险。
在这样的背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它如同一束耀眼的光芒，为企业的会计成本管理带来了新的希望。
整体方案：打造财务数智化管理新生态
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。它就像一个智能的管家，能够将企业的财务流程进行整合和优化，实现电子凭证的全流程自动化处理。
在广泛连接的生态方面，合思档案与众多外部系统和平台进行了深度对接，能够实现数据的实时共享和交换。无论是企业内部的财务系统、业务系统，还是外部的税务系统、银行系统，都可以通过合思档案进行无缝连接，为企业的会计成本管理提供了更加便捷和高效的解决方案。
双轮驱动的模式创新则是合思档案的一大特色。它将技术创新和服务创新相结合，通过不断引入先进的技术手段和优化服务流程，为企业提供更加优质、高效的服务。在技术方面，合思档案采用了大数据、人工智能、区块链等先进技术，能够实现对电子凭证的智能识别、分类和存储，提高了档案管理的准确性和效率。在服务方面，合思档案为企业提供了专业的咨询服务和培训服务，帮助企业更好地理解和使用电子会计档案管理系统，提升企业的会计成本管理水平。
无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案则是合思档案的核心优势之一。它打破了传统报销模式的束缚，实现了消费、入账和归档的一体化处理。员工在消费时无需再进行繁琐的报销操作，系统会自动将消费信息进行采集和处理，并直接入账和归档。这不仅提高了员工的工作效率，还减少了企业的会计成本管理工作量，同时也降低了报销过程中的合规风险。
核心功能：开启全生命周期管理新时代
合思档案在功能蓝图方面具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。
在智能采集环节，合思档案采用了多种先进技术，如外部生态的OCR识别、RPA技术等，内部系统的EAI插件、API接口等。这些技术能够自动识别和采集各种电子凭证，包括发票、合同、报表等，并将其转化为数字化的档案信息。无论是纸质文件还是电子文件，都可以通过合思档案进行快速、准确的采集和处理，大大提高了档案管理的效率。
预归档服务是合思档案的另一个重要功能。它集成了多种服务，如规则引擎、元数据服务等，能够对采集到的档案信息进行预处理和分类。在这个过程中，系统会根据预设的规则对档案信息进行审核和验证，确保档案的准确性和合规性。同时，系统还会为每个档案信息生成唯一的元数据，方便后续的管理和查询。
基础管理是合思档案的核心功能之一。它包括档案存储、检索、借阅、销毁等环节。在档案存储方面，合思档案采用了先进的云存储技术，能够将档案信息安全、可靠地存储在云端。同时，系统还提供了多副本备份和数据加密等功能，确保档案信息的安全性和完整性。在检索方面，合思档案提供了多维检索功能，用户可以根据档案的名称、日期、类型等多种条件进行快速检索。在借阅方面，系统提供了在线借阅功能，用户可以通过系统直接申请借阅档案，管理员可以在系统中进行审批和管理。在销毁方面，系统会根据档案的保存期限和相关规定，自动对过期档案进行销毁处理，确保档案管理的合规性。
档案服务是合思档案的增值功能之一。它包括辅助审计、项目管理、统计分析等环节。在辅助审计方面，合思档案可以为审计人员提供详细的档案信息和审计线索，帮助审计人员快速、准确地完成审计工作。在项目管理方面，系统可以为项目管理人员提供项目档案的管理和查询功能，帮助项目管理人员更好地掌握项目进展情况。在统计分析方面，系统可以对档案信息进行统计和分析，为企业的决策提供数据支持。
成功案例：见证合思档案的卓越成效
合思档案在不同行业都有着广泛的应用和成功的案例，这些案例充分证明了合思档案在会计成本管理方面的卓越成效。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的效果。减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这一系列的数据表明，合思档案的使用不仅提高了企业的工作效率，还降低了企业的会计成本管理负担，为企业的发展带来了巨大的经济效益。
在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，也实现了质的飞跃。纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。通过使用合思档案，COMMUNE幻师不仅实现了会计成本的大幅降低，还提高了企业的管理效率和合规水平，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。这充分体现了合思档案在提高档案管理效率和合规性方面的优势，为企业的会计成本管理提供了有力的支持。
在数字阅读行业，帆书使用合思档案后，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。这一系列的成果表明，合思档案的使用不仅为企业节约了大量的成本，还提高了企业的运营效率和财务管理水平。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案能帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。在当前经济环境下，企业面临着越来越大的竞争压力，如何降低会计成本管理成本，提高企业的经济效益和竞争力，成为了企业亟待解决的问题。合思档案作为一款专业的电子会计档案管理平台，无疑是企业的最佳选择。
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