在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的运营模式正经历着深刻变革，档案管理领域也不例外。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这无疑给企业财务档案管理带来了全新挑战。企业的信息化建设如同一场与时间赛跑的竞赛，亟待“恶补”短板，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代背景下，企业面临着诸多档案管理痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本高而头疼，不仅储存占地，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷手动逐一匹配、核对大量档案数据的繁琐工作中，枯燥且低效。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。
纸质档案管理的成本不仅体现在高显性成本上，如纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜的存储空间成本；还隐藏着高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙导致数据无法有效利用。更令人担忧的是，纸质档案还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏，严重威胁档案信息安全。
企业在推行数字化的进程中，虽然通过各类系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然未能解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，这无疑影响了企业全面数字化的进程。档案信息安全问题如同悬在企业头顶的达摩克利斯之剑，时刻威胁着企业的稳定发展。
合思档案解决方案：开启档案管理新纪元
合思档案以其卓越的技术和创新的理念，为企业提供了一套全面的档案管理解决方案。其领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案相结合，如同一个强大的武器库，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
合思档案的解决方案具有广泛连接业财系统的特点，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的优势。它不仅涵盖了电子档案，如发票、单据、凭证、账簿、报表等，还包括纸质档案的自定义档案和实物备查解决方案，全方位保障档案信息安全。
大数据解决方案更是合思档案的一大亮点，它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案则可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，为企业的档案管理提供了强大的技术支持。数电票解决方案提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，助力企业合规高效应用会计数据标准，进一步提升档案信息安全保障水平。
合思档案核心功能：打造高效安全的档案管理体系
合思档案的核心功能犹如一台精密的仪器，各个部件紧密配合，为企业打造了一个高效安全的档案管理体系。
– 多源采集：数据获取的智慧之门
多源采集功能是合思档案的重要入口，它支持接口互联和自主采集两种方式。通过自动生成式Open API，能够实现与业财系统的快速集成，预制系统连接器可自动获取会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。此外，它还支持手动采集和自主补录，可对单张PDF大文件、多张回单/发票进行自动切割，通过自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入，确保档案信息安全无虞。
– 智能制档：数据整合的强大引擎
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据，大大减少了人工匹配的工作量，降低了人为错误的风险，保障了档案信息安全。同时，它具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行查询和分析。“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，为归档数据的真实、完整、安全、可用提供了有力保障。
– 档案管理：精细管控的坚实壁垒
档案管理功能包括权限管理、档案目录管理和档号管理等多个方面。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理，确保档案信息安全得到严格管控。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护和新增创建等，满足企业不断变化的档案管理需求。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列和扩展，使档案管理更加规范化、标准化。
– 档案应用：数据价值的挖掘利器
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合，为企业提供了便捷的查询和应用方式。多维检索支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索及批量检索，能够快速准确地找到所需档案信息，提高了检索效率，保障了档案信息安全。一站式预览可实现凭证、业务单据、发票、银行回单等的穿透联查，让企业对档案信息有更全面的了解。此外，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等全流程线上化管控，使档案管理更加高效、便捷。
合思档案应用案例：见证卓越成效
合思档案的卓越性能在众多企业的实际应用中得到了充分验证。
对于年单据量达2.6亿的企业来说，会计档案纸电混合管理困难、手工作业低效费力是他们面临的主要问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。数据加载快、关联匹配时间短、凭证与单据关联次数多等优势，为企业的发展提供了有力支持，同时也保障了档案信息安全。
某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等管理成效。不仅提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，还为企业的档案信息安全提供了可靠保障。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案实现了广泛连接、标准统一，业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效，节省了成本，保障了档案信息安全。
某民办教育集团面临业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理流程复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现了全业务版式文件自动生成及归档和智能化自动组装，电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，为企业的档案信息安全保驾护航。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
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