纸质文档数字化：合思档案助力企业数字化转型

在当今企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。它不仅是政策推动和合规要求的结果，更是在当前经济环境下帮助企业降本增效的关键手段，堪称实现企业全面数字化的“最后一公里”。而合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，正是解决企业档案管理难题的得力助手。合思创立于2014年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，始终致力于云产品服务的创新，服务未来财务人。在企业费控报销信息化细分领域，合思市场占有率第一，服务着6000 + 企业客户，还拥有众多荣誉和安全认证。

政策与市场：纸质文档数字化的时代契机

随着时代的发展，电子会计档案面临着新的市场形势。政策的推动让电子会计档案迎来了前所未有的机遇。早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，明确满足相关条件时可以仅以电子形式归档。从部门规章到国家法律，都全面认可了电子档案的合法性，电子会计凭证能够以电子形式保存形成电子会计档案。

同时，数电票的扩张也给企业财务档案管理带来了新挑战。2025年要完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。因数电票管理要求特殊，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。这一系列的政策和市场变化，都凸显了纸质文档数字化的紧迫性和必要性。

传统困境：纸质文档管理痛点凸显

在传统的档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。对于企业高管来说，纸质档案管理成本巨大。不仅需要大量的存储空间来存放档案，而且档案数据没有得到有效的汇总整理，难以进行分析利用，无法为企业决策提供有力支持。

财务人员也备受困扰。档案数据量大，整理工作耗费大量时间。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，导致工作热情降低。而且传统档案管理的高显性成本和高隐形成本也不容忽视。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。此外，还存在高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间，降低了工作效率。这些传统档案管理的痛点，严重影响了企业的运营和发展，纸质文档数字化迫在眉睫。

合思策略：全方位解决企业档案难题

合思档案针对企业的痛点，提出了全面的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

针对不同角色，合思档案也提供了个性化的解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值；为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。

合思档案的单套制解决方案实现了业务及管理流程的电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询。其档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

核心模块：强大功能驱动高效管理

合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具备强大的功能。多源采集模块基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，同时支持手动采集和自主补录零散会计资料。

智能制档模块可以对会计档案关联规则进行可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，实现“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。

档案管理模块的权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。

档案应用模块的多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。同时，它还提供一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

竞争优势：合思档案脱颖而出

与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。它能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%的纸张成本节约，75%的整理成本节约，90%的检索效率提升，确保100%的管理合规性。

合思档案具备强大的数据获取、验签、解析能力，自主研发的工具包让其在这方面表现更加出色。它能够持续迭代、接口开放，满足接收管理数电票的能力。而且，合思档案符合国家政策要求，通过了国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等多项认证，国家四部委官方试点100%成功验收。

此外，合思档案还提供多种特色解决方案。证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，保障财务合规；共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。这些优势让合思档案在市场中脱颖而出，成为企业纸质文档数字化的理想选择。

成功案例：见证合思档案实际成效

合思档案在实际应用中取得了显著的成效。某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成果，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某集团型企业档案管理流程复杂，存在凭证附件标准、会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统、数据未有效整理利用。合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等多方面的低效问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。

服务体系：全方位支持客户发展

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。它坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。

合思提供多渠道的联系方式，地点覆盖北京、上海等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码。同时，为不同角色的客户提供针对性的解决方案和服务，如为CEO/高管提供决策支持，为归档员/财务提高工作效率，为外部审计提供便利的审计服务。

合思价值：引领企业数字化转型之路

合思档案凭借领先的技术和全面的解决方案，能够帮助企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。它是企业实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理的理想选择，助力企业在数字化浪潮中脱颖而出。

合思档案的广泛应用案例证明了其在不同行业和企业规模中的有效性和可靠性，能够为企业提供切实可行的档案管理解决方案。随着企业数字化转型的加速，合思档案将持续创新和优化，为企业提供更优质的服务和支持，推动企业财务数智化发展。如果您也想体验纸质文档数字化带来的便捷和高效，不妨免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章。