在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等难题也将逐步得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，让企业突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化和绿色化的协同转型。
在这场电子凭证数字化转型的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业解决电子会计档案管理难题提供了强有力的支持。电子文档审计在这一过程中也变得更加高效和准确，合思档案为电子文档审计提供了坚实的基础。
金牌橱柜档案管理困境剖析
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”，在行业内有着举足轻重的地位。然而，在档案管理方面，金牌橱柜却面临着诸多难题。
在档案整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架，整个过程繁琐且效率低下。这种传统的档案整理方式不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现错误，给后续的电子文档审计工作带来了极大的挑战。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种交接过程不仅增加了管理成本，还容易导致档案的丢失或损坏，影响电子文档审计的准确性和完整性。
在存储环节，金牌橱柜采用独立档案室管理的方式，存放纸质档案。随着企业的不断发展，档案数量日益增多，纸质档案占用的空间越来越大，管理成本也越来越高。同时，纸质档案的存储还面临着防火、防潮、防虫等诸多安全隐患，给电子文档审计带来了潜在的风险。
合思档案定制化解决方案
面对金牌橱柜在档案管理方面的诸多难题，合思档案为其量身定制了一套全面的解决方案，助力金牌橱柜实现电子会计档案管理的数字化转型。
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统一存储打破数据壁垒
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。通过这种方式，企业的会计档案数据得以集中管理，提高了数据的安全性和可用性。同时，统一存储也为电子文档审计提供了便利，审计人员可以更加便捷地获取所需的档案数据，提高了审计效率。 -
构建完整业务证据链
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过这种方式，企业可以更加清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，提高了财务管理的透明度和准确性。在电子文档审计过程中，完整的业务证据链可以为审计人员提供有力的支持，帮助他们更好地发现问题和解决问题。 -
数据共享一站式查阅体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。企业员工可以通过系统快速查询所需的档案信息，无需在各个系统中来回切换，大大提高了工作效率。对于电子文档审计人员来说，一站式查阅功能可以让他们更加高效地获取所需的档案数据，提高了审计工作的质量和效率。 -
银行回单无纸化降本增效
合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和存储空间，还降低了企业的运营成本。同时，无纸化管理也提高了银行回单的处理效率，减少了人工操作带来的错误和风险，为电子文档审计提供了更加准确的数据支持。
合思档案方案显著成效
合思档案的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果，有效解决了金牌橱柜在档案管理方面的难题。
在档案匹配方面，合思档案的应用使得档案匹配耗时减少了84%。以往繁琐的手工匹配工作如今可以通过系统自动完成，大大提高了工作效率，也为电子文档审计提供了更加及时和准确的数据。
在档案查询方面，档案查询耗时减少了80%。员工可以通过系统快速查询所需的档案信息，无需在大量的纸质档案中寻找，提高了工作效率和满意度。对于电子文档审计人员来说，快速的档案查询功能可以让他们更加高效地完成审计工作。
在成本节省方面，预估每年可节省总体成本30万以上。通过无纸化管理和提高工作效率，企业的运营成本得到了有效控制，实现了降本增效的目标。同时，成本的节省也为企业的发展提供了更多的资金支持，提升了企业的竞争力。
在档案合规性方面，合思档案确保了档案合规性达到100%。系统严格按照相关法律法规和企业内部制度进行档案管理，保证了档案的真实性、完整性和安全性。这为电子文档审计提供了坚实的基础，确保了审计工作的顺利进行。
合思档案未来展望
合思档案以其强大的功能和显著的成效，为企业的电子会计档案管理提供了有力的支持。它不仅实现了自动化归档，让企业告别了重复性工作，还提高了档案利用的便捷性和高效性。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力的支持。
合思创立于2014年，作为一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案将继续发挥其优势，不断创新和完善产品功能，为更多企业提供更加优质的电子会计档案管理解决方案。我们希望更多的企业能够选择合思档案，加入电子凭证数字化转型的行列，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
