在企业的日常运营中，档案存取管理是一项至关重要却又常被忽视的工作。传统的纸质档案管理方式，犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。企业高管们为纸质档案管理成本的巨大开支和存储空间的紧张而忧心忡忡；财务人员在海量档案数据的整理、匹配和核对工作中，消磨着工作热情；业务人员则被繁琐的报销流程搞得焦头烂额。
纸质档案管理不仅存在高显性成本，如大量的纸质凭证输出耗材和庞大的存储空间需求，还隐藏着高隐形成本，如手工装册归档的重复性劳动和低效的查询调阅方式。更令人担忧的是，纸质档案面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案的损坏。在这样的背景下，电子会计档案管理应运而生，成为企业解决档案存取管理难题的必然选择。
一站式方案 满足多元档案存取管理需求
合思档案为企业提供了一套领先的整体解决方案，包括单套制解决方案和六大场景解决方案，犹如一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的档案存取管理需求。
单套制解决方案打破了传统纸质档案管理的束缚，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，它将实物流转与电轨运行完美结合，保障了财务档案证据链的完整。档案数据可以相互穿透查询，纸质原文件混序归档的效率大大提高，真正做到了会计档案不打印，且数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，企业可以根据自身的管理需求自定义归档目录，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案则借助可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，为企业的财务合规提供了有力保障。
核心功能亮点 铸就高效档案存取管理体系
合思档案的核心功能亮点，如同璀璨的星辰，照亮了企业档案存取管理的道路。
在多源采集方面，合思档案支持接口互联和手动采集两种方式。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成，并预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它也支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还提供多种便捷的手动数据补录方式。
智能制档是合思档案的一大特色。通过规则引擎，它实现了电子凭证数据的自动匹配组装，会计档案关联规则可以可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，通过字段映射，它让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理功能具备权限管理、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号等特点。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。同时，它支持自定义档案目录分类和字段维护，根据国家档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，企业还可以根据自身制度自主排列、扩展。
档案应用方面，合思档案实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足了多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。
多重收益 彰显合思档案存取管理价值
企业使用合思档案，能够获得显著的收益，在档案存取管理方面实现质的飞跃。
在降本增效方面，合思档案让企业能够更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别了传统手工归档方式，档案不打印，节约了70%的纸张成本和75%的整理成本，检索效率提升了90%。
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的管理更加高效。
合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值利用。从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，企业的管理能效得到了显著提升。
在合规管理方面，合思档案满足国家政策要求，实现了电子会计档案的合规性管理。国家四部委官方试点100%成功验收，确保企业的档案存取管理归档即合规。
典型场景应用 展现合思档案存取管理实力
合思档案在多个典型场景中展现了其强大的档案存取管理实力。
在企业费控报销场景中，合思档案助力企业实现业财融合，提供了智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数字化服务。目前，它已经服务了6000 +企业客户，成为企业费控报销档案存取管理的得力助手。
在档案调阅场景中，共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，方便使用人员快速查找完整的业务链数据。
在数电票管理场景中，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理。
在实物档案管理场景中，实物备查解决方案智能区分纸电标识，实现了线上、线下的高度关联。它可以对实物档案进行全流程管理定位，服务场景包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等。
客户成功案例 见证合思档案存取管理成效
多个客户成功案例，见证了合思档案在档案存取管理方面的显著成效。
某企业年单据量达2.6亿，此前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄，企业成本降低，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业档案管理现状低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题。使用合思档案单套制管理方案后，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理和利用环节都存在痛点。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决档案存取管理痛点，实现数字化转型。合思档案的服务地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市。如果您想进一步了解合思档案，可拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com，也可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。现在就免费试用合思档案，开启企业档案存取管理的新篇章！
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