在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加速推进。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件更是要求写入财务入账信息。面对这些变化，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
传统的纸电混合时代，企业在财务档案管理方面存在诸多弊端。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金在耗材上，而且储存还占用大量空间。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则面临着档案数据量大的问题，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，浪费了大量时间。此外，传统管理方式还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了专业的文档自动化处理解决方案，帮助企业应对数电票时代的财务档案管理挑战。
合思档案：多场景适配的智慧方案
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，实现了高效的文档自动化处理。
单套制解决方案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的优势。在实物流转方面，涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节；电轨运行则实现线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录，进一步提升文档自动化处理能力。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，确保文档自动化处理的准确性。
合思档案：功能强大的核心优势
合思档案在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面具有显著的核心功能与优势，全面实现了文档自动化处理。
多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，保障文档自动化处理的数据来源广泛且灵活。
智能制档通过规则引擎，实现自动组装会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射，方便查阅。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，提升文档自动化处理的智能化水平。
在档案管理方面，权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，确保文档自动化处理过程中的数据安全和管理灵活。
档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，为文档自动化处理提供了高效的应用体验。
合思档案：真实有效的应用案例
合思档案在不同企业中都取得了显著的实际效果，通过文档自动化处理帮助企业解决了诸多财务档案管理难题。
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。通过文档自动化处理，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现。管理自动化使得档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率提高，装订工作简化，节约了企业的显性成本。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。通过文档自动化处理，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。通过文档自动化处理，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张，实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险，财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。通过文档自动化处理，实现了以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其专业的文档自动化处理能力，助力企业实现财务档案管理的数字化转型，解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也想抓住数字化转型机遇，解决财务档案管理难题，不妨选择合思档案。合思档案在多个城市设有服务点，包括北京、上海、杭州等。您可以拨打咨询电话400 – 105 – 6505，也可以访问网站www.hosecloud.com，还能通过微信公众号二维码和微信小程序二维码了解更多信息。现在就可以免费试用合思档案，开启财务档案管理的数字化之旅！
