在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以迅猛之势向前发展。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证全流程无纸化时代已然来临，企业的财务数字化转型迫在眉睫。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，早在2014年便投身于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的事业中。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润。作为专精特新企业，合思成立以来累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设立了直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，赢得了7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人的信赖。为顺应电子凭证数字化转型的趋势，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，在市场中展现出了重要的影响力。
传统档案管理困境：金牌橱柜的烦恼
金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，一直是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，在传统的档案管理模式下，金牌橱柜却面临着诸多困扰。
在档案整理环节，会计档案分散在各个系统中，形成了一个个数据孤岛。档案数据难以有效利用，财务人员不得不逐一打印凭证、手工匹配单据、进行繁琐的组装、装订和上架工作。这种传统的操作方式不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现人为错误。
保管环节同样存在问题。财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这期间，档案的流转和交接增加了管理的复杂性和风险。
在存储环节，金牌橱柜采用独立档案室管理，主要存放纸质档案。管理和利用都以纸质档案为主，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率极其低下。这种传统的档案管理模式严重制约了企业的发展，也难以满足费用报销合规的要求。
合思解决方案：精准破局费用报销合规难题
面对金牌橱柜在档案管理方面的困境，合思凭借其专业的电子会计档案管理平台——合思档案，为其提供了一套针对性强、创新性高的解决方案。
首先是统一存储。合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这使得企业的会计档案数据更加集中和规范，为费用报销合规提供了坚实的数据基础。
其次，合思档案搭建了会计资料之间的关系，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体双向穿透。通过这种方式，财务人员可以更加清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，确保费用报销的真实性和合规性。
再者，合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。财务人员可以便捷高效地查询所需的档案信息，大大提高了工作效率，也有助于在费用报销过程中快速审核相关凭证。
最后，合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割和组装，全面推进了无纸化管理。这不仅降低了企业的运营成本，还减少了人工操作带来的错误和风险，有力地促进了费用报销合规。
显著成果：金牌橱柜档案管理质的飞跃
金牌橱柜在使用合思档案后，取得了显著的成果。这些成果不仅体现在工作效率的提升上，更体现在费用报销合规和成本控制方面。
在档案匹配方面，耗时减少了84%。原本繁琐的手工匹配工作被高效的系统自动匹配所取代，大大节省了财务人员的时间和精力，使得费用报销流程更加顺畅。
档案查询耗时减少了80%。财务人员可以通过合思档案的一站式查阅功能，快速准确地获取所需的档案信息，提高了工作效率，也为费用报销审核提供了有力的支持。
在成本控制方面，预估节省总体成本30万 + /年。无纸化管理减少了纸张、打印、存储等方面的成本，同时提高了工作效率，降低了人工成本。
更重要的是，档案合规性达到了100%。合思档案的业财一体双向穿透和证据链条搭建，确保了每一笔费用报销都有完整、准确的凭证支持，满足了费用报销合规的要求。
对于拥有全球超4000家高端品牌专卖店、海内外建有5大专业生产基地的金牌橱柜来说，合思档案的应用使其在档案管理方面实现了高效提升，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
合思档案：引领电子会计档案管理新未来
合思电子会计档案管理平台具有诸多显著优势和价值。它实现了自动化归档，让财务人员告别了重复性的手工工作，提高了工作效率。档案利用便捷高效，数据同源且透明流转，便于企业进行监控和分析，为费用报销合规提供了有力保障。
通过助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，合思档案在电子凭证数字化转型领域发挥了重要作用。未来，合思将继续推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
“未来财务用合思 让有限更有效”，这不仅仅是一句宣传语，更是合思对客户的承诺。如果您的企业也希望在费用报销合规和档案管理方面实现突破，不妨选择合思电子会计档案管理平台。现在拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com ，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章。
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