合思档案：解锁企业数智化转型下的档案信息安全新密码

在当今企业数智化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。它不仅是企业适应数字化时代的必然选择，更是提升财务管理效率、保障档案信息安全的关键所在。北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态等优势，为客户提供全方位财务数智化服务。旗下领先的单套制电子会计档案管理平台——合思档案，更是在档案信息安全领域表现卓越，成为众多企业的信赖之选。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理正面临着全新的挑战。传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的要求，信息化建设亟待加强。而合思档案的出现，犹如一场及时雨，为企业解决了内外交困的档案管理问题。它不仅能帮助企业节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，还能保障档案管理的合规性，为企业的档案信息安全保驾护航。

合思创立于2014年，至今已服务6000 + 企业客户。作为福布斯中国科技50强企业，合思通过了多项安全认证，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。这些荣誉和成就，都彰显了合思在财务数智化领域的强大实力和领先地位，也让企业对合思档案的档案信息安全保障能力充满信心。

数电票时代：档案信息安全新挑战

在当前的市场形势下，数电票的扩张正带来一系列深刻的变化。在收票方面，多项政策的出台肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力，推动了电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等工作的开展。例如2016年1月1日实施的《会计档案管理办法》，以及2020年3月23日发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等。而在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来保障档案信息安全。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。在纸电混合时代，90%的企业遇到了诸多问题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的困境，这不仅影响了决策的科学性，也对档案信息安全构成了潜在威胁。财务人员则面临着档案整理耗费时间、工作枯燥的问题，手工操作的复杂性增加了档案信息出错的风险。业务人员在报销流程中也面临着繁琐的手续，降低了工作效率，同时也可能导致档案信息的不准确和不完整。

传统档案管理：档案信息安全痛点剖析

传统档案管理存在着诸多痛点，严重影响了档案信息安全。高显性成本是其中之一，纸质凭证输出需要大量的耗材，如纸张、油墨等，同时档案室、档案柜等存储空间的需求也极大，这不仅浪费了企业的资源，还增加了档案信息泄露的风险。

高隐形成本同样不容忽视。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，导致内部协作滞后。这使得企业在需要档案信息时，难以快速准确地获取，影响了工作效率，也可能因信息不及时而导致决策失误，从而威胁到档案信息安全。

高合规风险更是传统档案管理的一大难题。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素如火灾、水灾等可能导致纸质档案损坏，财税管理低效。此外，企业在推行数字化过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体，这都增加了档案信息丢失和泄露的可能性。

合思档案策略：守护档案信息安全

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合，为不同角色提供了全方位的解决方案，有力地保障了档案信息安全。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，助力决策数智化，实现降本增效。通过对档案信息的有效管理和分析，高管可以获取更准确、更及时的信息，从而做出更科学的决策，确保企业的战略方向与档案信息安全相契合。

归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，实现数据透明流转。自动匹配和组装功能减少了人工操作，降低了出错的概率，保障了档案信息的准确性和完整性。同时，数据的透明流转也使得财务人员能够更好地监控档案信息的流向，确保信息安全。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以在线查阅和审核档案信息，提高了审计效率，同时也增强了档案信息的安全性和可追溯性，确保审计过程的公正、透明。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。这种全面的解决方案能够确保企业的各类档案信息都得到妥善管理，避免了信息的遗漏和丢失，保障了档案信息安全。

其解决方案还能实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，减少了纸质档案带来的安全隐患。作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了信息化建设空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，进一步提升了档案信息的安全性和可用性。

核心模块功能：筑牢档案信息安全防线

合思档案的核心模块及功能为档案信息安全筑牢了坚实的防线。
多源采集模块基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种多样化的采集方式确保了档案信息的全面性和准确性，为档案信息安全奠定了基础。

智能制档模块实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%人工匹配工作量。同时，还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，该模块提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，有效防止了档案信息的虚假和错误。

档案管理模块具备权限管理精准管控功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则。这些措施确保了只有授权人员能够访问和操作档案信息，避免了信息的泄露和滥用。

档案应用模块通过多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。这些功能使得企业能够更方便地管理和利用档案信息，同时也加强了对档案信息的监控和保护，保障了档案信息安全。

竞争优势突显：保障档案信息安全实力

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。强大的资金实力和广泛的服务网络，为合思档案的技术研发和服务提供了有力保障，也让企业对其档案信息安全保障能力更有信心。

合思拥有多项认证和资质，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等。这些认证和资质充分证明了合思在技术和管理方面的实力，也为档案信息安全提供了可靠的保障。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率、释放了档案数据价值。档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。这些先进的技术和解决方案，使得合思档案在保障档案信息安全方面具有显著的优势。

成功案例见证：档案信息安全成效

多个成功案例充分展示了合思档案在保障档案信息安全方面的实际应用效果。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据、自动匹配组装档案等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，数据指标显示关联匹配等效率大幅提升，同时也保障了档案信息的安全和准确。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在提高管理效率的同时，也有效保障了档案信息安全。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据，管理成效显著，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。通过这些措施，企业的档案信息得到了更好的管理和保护，档案信息安全得到了有效保障。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等方面存在问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现了智能化自动组装，电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，同时也确保了档案信息的安全和合规。

服务体系完善：全方位保障档案信息安全

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供广泛的服务支持。无论是技术咨询、系统安装调试，还是后续的维护和升级，合思都能及时响应客户需求，确保合思档案系统的稳定运行，保障档案信息安全。

合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代。通过不断优化产品功能和服务质量，合思能够更好地满足企业在档案信息安全管理方面的需求，助力企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。

合思提供多种联系方式，地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便客户咨询和沟通。企业在使用合思档案过程中遇到任何问题，都能及时与合思取得联系，获得专业的支持和帮助，进一步保障了档案信息安全。

合思档案在保障企业档案信息安全方面具有重要的价值和意义。它助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，解决了“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现了会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案无疑是企业的有力帮手。通过多个成功案例证明，合思档案能帮助企业提升管理效率、降低成本、保障合规，推动企业业财融合，实现可持续发展。合思凭借其强大的技术实力、完善的服务体系和丰富的行业经验，将持续为企业提供优质的电子会计档案管理解决方案，陪伴企业在数智化转型的道路上不断前进。如果您想体验合思档案在保障档案信息安全方面的卓越性能，不妨现在就免费试用合思档案，开启企业档案信息安全管理的新篇章！