在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。其中，一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，在会计档案管理方面面临着诸多挑战，而合思作为专业的财务数智化服务提供商，为其量身定制了解决方案，助力企业开启了财务数字化转型的新篇章。
教育巨头的会计档案管理困局
该教育服务品牌在业务发展过程中，积累了大量的业务和财务数据。然而，其业务、财务系统众多且相互独立，数据难以互通。这就导致结构化数据提取困难重重，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还浪费了大量纸张。
实物档案的管理更是让企业头疼不已。大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的管理成本。而且，档案损坏的情况时有发生，使得企业面临着合规风险。
在日常操作中，不断重复的纸质档案录入工作耗时长、易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。同时，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
合思全生命周期电子化会计档案管理方案
合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为该企业提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式多样，既可以通过影像支撑，也可以利用外部设备扫描，还支持人工上传。这样的设计，为企业提供了更加灵活的数据采集方式。
该方案实现了自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列功能。会计类档案管理范围广泛，不仅涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。
精细实施 步步为营
合思在实施该项目时，采取了严谨、细致的步骤。首先，对企业的财务系统和数据进行了全面的调研和分析，深入了解其业务流程和痛点。通过与企业各部门的沟通和数据收集，合思对企业的现状有了清晰的认识。
接着，利用自动封装接口连接企业的各个异构系统，实现了数据的集成和共享。这一步骤打破了数据之间的壁垒，使得企业的财务数据能够在各个系统之间顺畅流通。
然后，进行档案数据的采集和整理，包括电子档案和实物档案的数字化处理。对于电子档案，合思采用先进的技术进行数据提取和整理；对于实物档案，则通过扫描等方式将其转化为电子档案，实现了档案的数字化存储。
最后，搭建电子化会计档案管理平台，并设置智能组单、四性检测等功能规则。该平台具有操作简便、功能强大的特点，能够满足企业对会计档案管理的各种需求。
显著成果 效益凸显
经过合思的努力，该企业在会计档案管理方面取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。工作人员只需在系统中输入相关关键词，即可快速找到所需的档案，而且借阅过程也更加便捷，节省了大量的时间。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。财务数据自动化率达到 91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
同时，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的实物档案寻找存放空间，也减少了档案管理的人力和物力投入。
客户高度评价 信赖之选
企业财务相关负责人对合思的解决方案和服务非常满意。他们表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。合思的电子化会计档案管理方案有效解决了企业财务数据不互通、档案管理效率低等问题，提升了企业的财务管理水平。
与合思合作后，企业在财务数字化转型方面取得了显著进展，降低了成本，提高了效益。合思的专业团队提供了全方位的服务保障，确保了项目的顺利实施。企业对合思的专业能力和服务态度给予了高度评价，并表示将继续与合思保持合作。
携手合思 开启财务数字化转型之旅
如果您的企业也面临类似的财务管理难题，不妨选择合思。合思拥有丰富的经验和强大的技术实力，能够为您提供专业的会计档案管理解决方案。众多企业已经通过合思实现了财务数字化转型，取得了显著的成果。
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