在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证数字化转型正以前所未有的速度改变着企业的财务管理模式。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道，宣告着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的脉搏，顺势推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用与丰富的案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心打造了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。今天，我们就一起来看看合思档案是如何助力好想你健康食品股份有限公司在出差费用归档等财务档案管理方面实现华丽转身的。好想你健康食品股份有限公司成立于 1992 年，并于 2011 年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。
痛点剖析：好想你财务档案管理困境
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归档难关：数据核对耗时耗力
出差费用归档在好想你以往的财务工作中，可谓是一项令人头疼的任务。财务人员在进行归档时，需要花费大量的时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张出差费用的单据都要与对应的发票、回单一一匹配，确保数据的准确性。在这个过程中，稍有不慎就可能出现遗漏或错误，而且档案遗失的情况也难以避免。这不仅增加了财务人员的工作负担，还可能影响到财务数据的完整性和准确性。 -
查找难题：纸质档案限制重重
纸质档案的管理方式在查找出差费用相关档案时，受限于时间和空间的限制。财务人员要想查找某一笔出差费用的档案，往往需要在堆积如山的纸质档案中逐一翻找，耗费大量的时间和精力。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，大大降低了工作效率。在急需相关档案进行决策或审计时，这种查找的不便性就更加凸显。 -
成本之痛：空间人力成本双高
大量的纸质档案管理，对空间和人力都提出了巨大的要求。公司需要专门的档案室来存放这些档案，占据了宝贵的办公空间。同时，还需要安排专人负责档案的整理、保管和借阅等工作，人力成本居高不下。对于企业来说，这无疑是一笔不小的开支。 -
合规之忧：数据安全保存难保障
随着企业数字化管理要求的不断提高，纸质档案管理办法逐渐暴露出其局限性。纸质档案无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。在出差费用归档等财务档案管理方面，数据的安全性和合规性至关重要，而纸质档案显然无法很好地解决这些问题。
解决方案：合思档案精准出击
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打破壁垒：数据同源提升效率
合思档案为好想你提供的解决方案中，首先是打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将出差费用相关的单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员实现了便捷利用。财务人员只需一键操作，就能实现数据的联查，大大提升了工作效率。在进行出差费用归档时，再也不需要像以前那样在不同的系统或文件中反复查找和核对数据，节省了大量的时间和精力。 -
自动组装：审计便捷高效升级
在审计方面，合思档案实现了自动组装，以内外部审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。这样一来，大大提升了审计效率。在对出差费用进行审计时，审计人员可以直接从电子档案中获取准确、完整的数据，无需再花费大量时间去翻阅纸质档案。而且，电子档案的数据可以进行快速筛选和分析，能够更精准地发现问题，提高审计的质量和效果。 -
实物管理：虚拟库房精准定位
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份出差费用的纸质档案都有对应的二维码，查阅者在查询电子档案时，就可以通过二维码快速定位实物档案的位置。这不仅提高了实物档案的管理效率，还减少了档案遗失的风险。
转型成效：数据见证显著成果
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人工耗时大幅降低
好想你采用合思档案后，在出差费用归档等财务档案管理工作中，人工耗时大幅减少。经统计，减少了 90%的人工耗时。这意味着财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算管理等，为企业的发展提供更有力的支持。 -
总部管理耗时锐减
总部在接收和管理下属部门的出差费用档案时，管理耗时也显著减少。减少了 80%的管理耗时，使得总部能够更加高效地掌握企业的财务状况，及时做出决策。 -
借阅管理效率提升
在借阅管理方面，同样取得了显著的成效。借阅管理减少了 67%的管理耗时，员工在借阅出差费用相关档案时更加便捷，提高了工作效率。 -
综合成本预计降低
从成本方面来看，采用合思档案后，好想你预计每年可减少综合成本 20 万元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省，有助于提升企业的经济效益。
合思档案：引领电子凭证数字化转型
合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，推动了企业的数字化和绿色化协同转型。在出差费用归档等财务档案管理方面，为企业带来了诸多便利和价值。
合思作为专精特新企业，实力雄厚。成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，在全国 22 个城市设有直营服务网络，并通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供了全方位、有保障的服务。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
未来，电子凭证数字化转型将进一步加快，企业在这场变革中面临着前所未有的机遇和挑战。选择合思档案，企业将在这场变革中占据先机，实现财务管理的数字化升级。如果您也想体验合思档案在出差费用归档等方面带来的高效便捷，不妨现在就申请免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章。
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